يتولى مكتب التخطيط والمتابعة إعداد خطط وإستراتيجيات العمل بقطاع شؤون الطرق بالإضافة إلى تجهيز التقارير الشهرية والسنوية ، عن سير العمل والميزانية السنوية والخطة الخمسية ، كما يقوم بإصدار وتدقيق الدفعات الشهرية والختامية لمشاريع واتفاقيات القطاع .
ويتكون مكتب التخطيط والمتابعة من القسمين الآتيين :
- قسم التخطيط .
- قسم المحاسبة .
يباشر قسم التخطيط الاختصاصات الآتية :-
- التنسيق مع قطاع التخطيط والتنمية لإعداد الاستراتيجية العامة والخطة الإنمائية لقطاع شؤون الطرق .
- إعداد الميزانية السنوية لمشاريع قطاع شؤون الطرق بالمشاركة مع الجهات المعنية .
- تجهيز الإحصائيات والبيانات والتقارير الشهرية والسنوية عن سير العمل من واقع تقارير الإدارات المختلفة بقطاع شؤون الطرق .
- متابعة ترشيح الأعضاء في اللجان الفنية المشكلة لدراسة العروض الفنية والمالية المقدمة من المكاتب الهندسية الاستشارية وكذلك عروض المناقصات المتعلقة بالقطاع .
- التنسيق مع إدارة الشؤون القانونية فيما يخص دراسة القضايا والتحكيمات والمطالبات من الناحية الفنية .
- متابعة الأضرار التي قد يلحقها الغير بمرافق الوزارة وتلحقها الوزارة بمرافق الوزارات الأخرى أو الغير .
- دراسة وتقدير احتياجات مشاريع القطاع من العمالة اللازمة لاعتمادها من الجهات المختصة داخل وخارج الوزارة .
- الاحتفاظ ببيانات ومعلومات كافية عن مستوى أداء المقاولين والاستشاريين بالتنسيق مع الإدارات التابعة للقطاع فيما يخص نتائج التقييم الدوري والنهائي لكل عقد واتفاقية وإخطار قطاع شؤون الرقابة والتدقيق بذلك .
- متابعة المراسلات الخاصة بأسئلة أعضاء مجلس الأمة والصحافة والرد عليها بالتنسيق مع الجهات المختصة .
- دراسة وتقدير احتياجات القطاع من القوى العاملة بالتنسيق مع الجهات المعنية ومتابعة الأمور المتعلقة بتطويرها وتدريب موظفي القطاع والتي مع شأنها رفع الكفاءة وتحسين الأداء ، ومتابعة التقارير السنوية لموظفي قطاع شؤون الطرق بالتنسيق مع الإدارات المعنية .
- التنسيق مع المكتبة المركزية لمتابعة توفير احتياجات القطاع من الكتب والدوريات والمراجع والنشرات العلمية والتخصصية .
- متابعة احتياجات القطاع من نظم وأجهزة الحاسب الآلي بالتنسيق مع الجهات المعنية .
- التنسيق مع إدارة العلاقات العامة بشأن المشاركة في المعارض والاحتفالات التي تشارك فيها الوزارة .
- متابعة الصرف للبابين الثاني والثالث من الميزانية السنوية بالتنسيق مع الجهات المعنية .
يباشر قسم المحاسبة الاختصاصات الآتية :-
- تدقيق ومراجعة كشوف الإنجاز لشهادات الدفع للمقاولين والمكاتب الهندسية الاستشارية المعدة من قبلهم بعد اعتمادها من الإدارات التابعة لها .
- تدقيق وإعداد ومتابعة إصدار جميع الدفعات الشهرية ، والتنسيق مع إدارة محاسبة العقود بشأن إصدار شهادات الدفع الختامية .
- تدقيق ومراجعة وإعداد شهادات الدفع المتعلقة بمطالبات مشاريع القطاع بالتنسيق مع الجهات المعنية .
- متابعة استكمال إصدار الأوامر التغيرية وأوامر التمديد للعقود والاتفاقيات بالتنسيق مع إدارة محاسبة العقود لاعتمادها من الجهات المختصة بالوزارة وذلك بالتنسيق مع الإدارات المعنية .
- متابعة الكفالات المصرفية للإنجاز والدفعة المقدمة ومحجوز الضمان ووثائق التأمين التي يقدمها المقاول أو الاستشاري وذلك بالتنسيق مع الإدارات المعنية .
- متابعة ميزانية الباب الرابع ، ومراقبة الصرف من الاعتمادات المالية والتأكد من عدم تجاوزها .
- الاشتراك في لجان الاستلام الابتدائي والنهائي لمشاريع قطاع شؤون الطرق .
- الاشتراك في الرد على ملاحظات ديوان المحاسبة بالتنسيق مع الجهات المختصة .
