تتولى إدارة التصميم إعداد التصاميم المعمارية والإنشائية والخدماتية والتكميلية لمشاريع المباني العامة النموذجية ومتابعة المكاتب الهندسية الاستشارية التي تقوم بتصميم بعض تلك المشاريع
وتتكون إدارة التصميم من القسمين الآتين :
- أ - قسم العمارة.
- ب- قسم تصميم الخدمات .
يباشر قسم العمارة الاختصاصات الآتية :-
- إعداد الدراسات والتقديرات الأولية للمشاريع .
- إعداد التصاميم الهندسية والمخططات التنفيذية والمواصفات الفنية وحساب الكميات للأعمال المعمارية والإنشائية والتكميلية للمشاريع التي يتم تصميمها في الإدارة .
- التنسيق مع الإدارات المعنية بشأن الجهات المختلفة فيما يتعلق بالخدمات المرتبطة بمواقع المشاريع قيد التصميم والخدمات المرتبطة بها .
- مراجعة وتدقيق التعديلات والإضافات المقترحة من إدارة التنفيذ بشأن المشاريع قيد التنفيذ وتعديل المخططات على ضوء ذلك فيما يخص النواحي المعمارية والإنشائية والتكميلية .
- التخطيط للمشاريع وإعداد دراسات ما قبل التصميم بالتنسيق مع الجهات المستفيدة والجهات المعنية ذات الصلة وذلك للمشاريع التي يتم تصميمها من قبل المكاتب الهندسية الاستشارية .
- الاشتراك مع الجهات المختصة في ترشيح المكاتب الهندسية الاستشارية لتقديم العروض المالية والفنية بالتنسيق مع إدارة الوثائق والعقود .
- إعداد المتطلبات الفنية والشروط المرجعية ( T . O . R ) التي ترسل لوزارة التخطيط
- لدعوة المكاتب الهندسية الاستشارية لتقديم العروض بالتنسيق مع الجهات المعنية .
- الاشتراك في تقديم العروض المقدمة من المكاتب الهندسية الاستشارية لاختيار الأنسب بالتنسيق مع الجهات المختصة داخل وخارج الوزارة .
- التنسيق مع إدارة الوثائق والعقود لإعداد وتجهيز جميع وثائق المناقصات والاتفاقيات الاستشارية واستكمال إجراءات طرحها .
- متابعة تنفيذ أعمال الاتفاقيات مع المكاتب الهندسية الاستشارية وذلك لمراحل التصميم .
- إعداد وتدقيق الدفعات المالية للمكاتب الهندسية الاستشارية أثناء مراحل التصميم المختلفة.
- مراجعة وتدقيق المخططات والمواصفات الفنية وجداول الكميات للأعمال المعمارية والإنشائية والتكميلية التي يتم تصميمها عن طريق المكاتب الهندسية الاستشارية .
- المتابعة والتنسيق مع بلدية الكويت والجهات المختصة لاستلام المواقع والتأكد من خلوها من العوائق .
- التنسيق مع إدارة ضبط الجودة لأخذ موافقتها بشأن اعتماد المواد البديلة من حيث المصدر والمواصفات والأسعار .
- إعداد التقارير الدورية لأعمال الإدارة وتحويلها على مكتب التخطيط لاعتمادها .
يباشر قسم تصميم الخدمات الاختصاصات الآتية :-
- إعداد التصاميم والمخططات التنفيذية والمواصفات الفنية وحساب الكميات فيما يتعلق بأعمال الكهرباء وتكييف الهواء والأعمال الصحية ونظم مكافحة وإنذار الحريق وأعمال المصاعد ونظم الاتصالات وغيرها .
- مراجعة وتدقيق التعديلات والإضافات الخاصة بأعمال الخدمات المقترحة من إدارة التنفيذ بشأن المشاريع قيد التنفيذ وتعديل المخططات على ضوء ذلك .
- التنسيق مع قسم العمارة بشأن ربط أو تحويل الخدمات القائمة بمواقع المشاريع قيد التصميم .
- مراجعة وتدقيق التصاميم والمخططات والمواصفات وجداول الكميات لأعمال الكهرباء وتكييف الهواء والأعمال الصحية ونظم المكافحة وإنذار الحريق وأعمال المصاعد ونظم الاتصالات وغيرها والتي تم تجهيزها من قبل المكاتب الهندسية الاستشارية للمشاريع التابعة لإدارات التصميم .
ثالثا : اختصاصات مكتب التخطيط والمتابعة :-
يتولى مكتب التخطيط والمتابعة إعداد خطط واستراتيجيات العمل بقطاع شئون المشاريع الخاصة وإعداد التقارير الشهرية والسنوية عن سير العمل والميزانية السنوية والخطة الخمسية كما يقوم بإصدار وتدقيق الدفعات الشهرية والختامية لمشاريع واتفاقيات القطاع . ويتكون مكتب التخطيط والمتابعة من القسمين الآتيين :-
- قسم التخطيط .
- قسم المحاسبة .
يباشر قسم التخطيط الاختصاصات الآتية :-
- التنسيق مع قطاع التخطيط والتنمية لإعداد الاستراتيجية العامة والخطة الإنمائية لقطاع شئون المشاريع الخاصة .
- إعداد الميزانية السنوية لمشاريع قطاع شئون المشاريع الخاصة بالمشاركة مع الجهات المعنية .
- تجهيز الإحصائيات والبيانات والتقارير الشهرية والسنوية عن سير العمل من واقع تقارير الإدارات المختلفة بقطاع شئون المشاريع الخاصة وإخطار إدارة التخطيط بذلك .
- متابعة ترشيح الأعضاء في اللجان الفنية المشكلة لدراسة العروض الفنية والمالية المقدمة من قبل المكاتب الهندسية الاستشارية وكذلك عروض المناقصات المتعلقة بالقطاع .
- التنسيق مع إدارة الشئون القانونية فيما يخص دراسة القضايا والتحكيمات والمطالبات من الناحية الفنية .
- متابعة الأضرار التي قد يلحقها الغير بمرافق الوزارة أو تلحقها الوزارة بمرافق الوزارات الأخرى .
- دراسة وتقدير احتياجات مشاريع القطاع من العمالة اللازمة لاعتمادها من الجهات المختصة داخل وخارج الوزارة .
- الاحتفاظ ببيانات ومعلومات كافية عن مستوى أداء المقاولين والاستشاريين بالتنسيق مع الإدارات التابعة للقطاع فيما يخص نتائج التقييم الدوري والنهائي عن كل عقد واتفاقية وإخطار قطاع شئون الرقابة والتدقيق بذلك .
- متابعة المراسلات الخاصة بأسئلة أعضاء مجلس الأمة والصحافة والرد عليها بالتنسيق مع الجهات المختصة .
- دراسة وتقدير احتياجات القطاع من القوي العاملة بالتنسيق مع الجهات المعنية ومتابعة الأمور المتعلقة بتطوير وتدريب موظفي القطاع والتي مع شأنها رفع الكفاءة وتحسين الأداء ومتابعة التقارير السنوية لموظفي قطاع شئون المشاريع الخاصة بالتنسيق مع الإدارات المعنية.
- التنسيق مع المكتبة المركزية لمتابعة توفير احتياجات القطاع من الكتب والدوريات والمراجع والنشرات العلمية والتخصصية .
- متابعة احتياجات القطاع من نظم وأجهزة الحاسب الآلي بالتنسيق مع الجهات المعنية .
- التنسيق مع إدارة العلاقات العامة بشأن المشاركة في المعارض والاحتفالات التي تشارك فيها الوزارة .
يباشر قسم المحاسبة الاختصاصات الآتية :-
- تدقيق ومراجعة كشوف الإنجاز لشهادات الدفع للمقاولين والمكاتب الهندسية الاستشارية المعدة من قبلهم بعد اعتمادها من الإدارات التابعة لها .
- تدقيق وإعداد ومتابعة إصدار الدفعات الشهرية والتنسيق مع إدارة محاسبة العقود بشأن إصدار شهادات الدفع الختامية .
- تدقيق ومراجعة وإعداد شهادات الدفع المتعلقة بمطالبات مشاريع القطاع بالتنسيق مع الجهات المعنية .
- متابعة استكمال إصدار الأوامر التغييرية وأوامر التمديد للعقود والاتفاقيات بالتنسيق مع إدارة محاسبة العقود لاعتمادها من الجهات بالوزارة وذلك بالتنسيق مع الإدارات المعنية.
- متابعة الكفالات المصرفية للإنجاز والدفعة المقدمة ومحجوز الضمان ووثائق التامين التي يقدمها المقاول أو الاستشاري وذلك بالتنسيق مع الإدارات المعنية .
- متابعة ميزانية الباب الرابع ، ومراقبة الصرف من الاعتمادات المالية والتأكيد من عدم تجاوزها .
- الاشتراك في لجان الاستلام الابتدائي والنهائي لمشاريع الهندسة الصحية .
- الاشتراك في الرد على ملاحظات ديوان المحاسبة بالتنسيق مع الجهات المختصة .
رابعا: اختصاصات الوحدة الإدارية :-
تباشر الوحدة الإدارية الاختصاصات الآتية :-
- استلام المراسلات الخاصة بالقطاع وتسجيلها وتحويلها إلى الإدارات المختصة .
- تنظيم وفهرسة وحفظ المراسلات المتعلقة بأعمال القطاع إلكترونيا ويدويا .
- متابعة وإعداد الردود والمذكرات والرسائل فيما يتعلق بالأعمال الموكلة للوحدة الإدارية .
- متابعة أعمال السكرتارية الخاصة بالقطاع .
- متابعة الصرف من البابين الثاني والثالث والإشراف على توزيع احتياجات القطاع .
- توفير وتحديث قاعدة بيانات عن جميع العاملين بالقطاع ومتابعة استكمال الأمور والمعاملات الوظيفية الخاصة بالموظفين بالتنسيق مع الجهات المعنية .
- متابعة تأمين احتياجات القطاع من القرطاسية والنماذج المطبوعة والأدوات والتجهيزات المكتبية والأثاث بالتنسيق مع الجهات المعنية .
- متابعة الإشراف على أعمال الصيانة للأجهزة وأعمال النظافة .
