قطاع الشئون الادارية والمالية

اختصاصات قطاع الشئون الادارية والمالية والقانونية

يتكون قطاع الشئون الإدارية والمالية من الإدارات والوحدات التنظيمية الآتية :-

أولا : إدارة الشئون المالية .
ثانيا : إدارة المشتريات والمخازن .
ثالثا : إدارة شئون الموظفين .
رابعا : إدارة الخدمات الإدارية .
خامسا : إدارة النقل والميكانيك .
خامسا : إدارة النقل والميكانيك .
سادسا : إدارة الشئون القانونية .
سابعا : مكتب الخدمة الوطنية العسكرية.

أولا : اختصاصات إدارة الشئون المالية :

تتولى إدارة الشئون المالية إعداد مشروع ميزانية الوزارة بأبوابها المختلفة والمذكرة الإيضاحية لها ،ومتابعة مناقشتها مع الجهات المختصة ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها ، والرقابة على جميع العمليات المالية وإعداد الحساب الختامي للوزارة والمذكرة الإيضاحية ومتابعة اعتماده من الجهات المختصة وإعداد الرد على ملاحظات الجهات الرقابية.

وتتكون إدارة الشئون المالية من الآتي :

مراقبة الميزانية .
مراقبة المصروفات .
مراقبة الحسابات .
مراقبة محاسبة الأصول.
قسم السجل والطباعة .
وحدة المراجعة الداخلية .

مراقبة الميزانية :-

تتولى مراقبة الميزانية إعداد مشروع الميزانية بأبوابها المختلفة والمذكرة الإيضاحية لها ، والرد على ملاحظات الجهات الرقابية فيما يخص الميزانية .

وتتكون مراقبة الميزانية من الأقسام الآتية :-

أ- قسم ميزانية الباب الأول .
ب- قسم ميزانية الأبواب الثاني والثالث والرابع .

يباشر قسم ميزانية الباب الأول الاختصاصات الآتية :-

إعداد مشروع ميزانية الباب الأول والمذكرة الإيضاحية له بالتنسيق مع الإدارات المختلفة ومتابعة مناقشته مع الجهات المختصة لحين اعتماده .
الرقابة على تنفيذ ميزانية الباب الأول – فيما يتعلق بالربط – بعد اعتمادها من الجهات المختصة والتحقق من تنفيذ القوانين واللوائح والتعليمات المالية المتعلقة بهذا الباب .
تزويد إدارة التخطيط والإدارات المختلفة بكشوف تحليلية شهرية بارتباطاتها ونسبة أرصدتها المتوفرة على الباب الأول .
تزويد ديوان الخدمة المدنية والقوى العاملة الوطنية ووزارة المالية بكشوف توضح المبالغ المنصرفة على الاعتمادات التكميلية ( الأول والثاني ) لإمكان متابعة المعينين على هذه الإعتمادات وتعديل الاعتمادات المالية لمواجهة هذه المصروفات .
إجراء المناقلات اللازمة لتعزيز بعض البنود والأنواع طبقا لتعليمات وزارة المالية .

يباشر قسم ميزانية الأبواب الثاني ، الثالث والرابع الاختصاصات الآتية:-

إعداد مشروع ميزانية الأبواب الثاني ، والثالث ، والرابع ( المشاريع الإنشائية ) والمذكرات الإيضاحية لها ( بالتنسيق مع الإدارات المختلفة ومتابعة مناقشته مع الجهات المختصة لحين اعتماده ) .
الرقابة على تنفيذ ميزانية الأبواب الثاني والرابع – فيما يتعلق بالربط عن طريق سجلات الربط على مستوى الأنواع والبنود وطبقا لتعليمات وزارة المالية وتزويد المسؤلين بالبيانات الخاصة بتلك الأبواب ، والتحقق من تنفيذ القوانين واللوائح والتعليمات المالية المتعلقة بهذه الأبواب .
إجراء المناقلات اللازمة لبنود وأنواع كل من البابين الثاني والثالث طبقا لما تسفر عنه عملية الدراسة المستمرة لمصروفات هذين البابين طبقا لتعليمات وزارة المالية .
متابعة الاعتمادات المالية المختلفة للمشاريع مقارنة بالصرف الفعلي وإنجاز التعديلات اللازمة وفقا له بإجراء المناقلات وفقا لتعليمات وزارتي التخطيط والمالية .
تزويد إدارة التخطيط والإدارات المختلفة بتقارير المتابعة المالية الدورية وكشوف تحليلية شهرية بارتباطاتها ونسبة أرصدتها المتوفرة على الأبواب المختلفة .

مراقبة المصروفات :-

تتولى ( مراقبة المصروفات ) تنفيذ الإجراءات المتعلقة بالصرف والقيد فيما يتعلق بأبواب الميزانية المختلفة ، والرد على ملاحظات الجهات الرقابية .

وتتكون من الأقسام الآتية :-

أ - قسم الرواتب .
ب- قسم المصروفات والمشاريع

يباشر قسم الرواتب الاختصاصات الآتية :-

متابعة بيانات الموظفين من الناحية الوظيفية وتدرج رواتبهم وعلاواتهم وترقياتهم وذلك بفتح بطاقة لكل موظف تجدد سنويا .
تنفيذ ميزانية الباب الأول فيما يخص الصرف طبقا لقواعد تنفيذ الميزانية والقوانين واللوائح والتعليمات المنظمة لذلك .
إعداد المستندات المالية التي تتطلبها المعاملات الخاصة برواتب وإجازات الموظفين وتسوية استحقاقاتهم .
متابعة كشوف الرواتب المستخرجة من الجهات المعنية ومطابقتها مع بطاقة رواتب الموظف وعمل التسوية اللازمة على الحاسب الآلي واستخراج الكشوف الصحيحة التمهيدية والنهائية .
عمل استمارات القيد الشهرية لتحميل ميزانية الباب الأول بما تم صرفه من مخصصات .
متابعة صرف الاعتمادات الخاصة بالملابس والأغذية وتذاكر سفر العاملين بالوزارة .
عمل التسويات اللازمة في نهاية كل سنة مالية لمستحقات الموظفين وتحميل كل سنة بما يخصها من مصروفات ورفع الأمانات بالمستحقات التي لم يتم صرفها .
تسوية مستحقات الموظفين المنتهية خدماتهم وموافاة الإدارات المعنية بشهادات براءة الذمة .
اجراء التسويات اللازمة على رواتب الموظفين واستلام مخرجات الرواتب من الجهات المعنية بوزارة التخطيط وادخال البيانات على أجهزة الحاسب الآلي وتدقيقها .

يباشر قسم المصروفات والمشاريع الاختصاصات الآتية :-

تنفيذ إجراء الصرف والقيد والتوريد الخاصة بالبابين الثاني والثالث والمتعلقة بصرف مستحقات الموردين ودفع فواتير الخدمات طبقا لأوامر الدفع الصادرة من إدارة المشتريات والمخازن أو الادارات الأخرى .
تنفيذ الإجراءات المالية المتعلقة بالاعتمادات المستندية والحوالات المصرفية بالتنسيق مع بنك الكويت المركزي وإدارة المشتريات والمخازن وقسم ميزانية الباب الثاني والثالث والرابع .
تنفيذ إجراءات صرف مستحقات الاستشاريين والمقاولين الخاصة بالباب الرابع .
متابعة الاتفاقيات والعقود المبرمة على ميزانية الأبواب الثاني والثالث والرابع ابتداءا من إجراءات التعاقد وحتى إصدار شهادة الاستلام النهائي مع حفظ ملفات تلك الاتفاقيات والعقود ومتابعة ما يرد بشأنها .
متابعة تعويض وصرف العهدة النقدية ( الدائمة – المؤقتة ) طبقا لتعليمات وزارة المالية .
استلام وحفظ ومتابعة الكفالات المصرفية بأنواعها المختلفة بالتنسيق مع القطاعات المختلفة .
عمل القيود المحاسبية اللازمة لتحميل ميزانية الوزارة بقيمة المصروفات الفعلية على المشاريع .
عمل التسويات اللازمة في نهاية كل سنة مالية لتحميلها بما يخصها من مصروفات ورفع الأمانات بالمستحقات التي لم يتم صرفها .

مراقبة الحسابات :-

تتولى مراقبة الحسابات إعداد مشروع ميزانية الإيرادات والمذكرة الإيضاحية له بالتنسيق مع الإدارات المختلفة ، وتسجيل جميع العمليات المالية تنفيذا للميزانية المعتمدة ( المصروفات – الإيرادات ) وجميع القيود المتعلقة بحسابات التسوية والحسابات الجارية والنظامية ومطابقة السجلات اليدوية مع مخرجات الحاسب الآلي وتسوية الفروق إن وجدت ، والرد على ملاحظات الجهات الرقابية .

وتتكون مراقبة الحسابات من القسمين الآتيين :-

أ - قسم الحساب الختامي والإيرادات .
ب- قسم الخزينة .

يباشر قسم الحساب الختامي والإيرادات الاختصاصية الآتية :-

استلام جميع استمارات الصرف والقيد والتوريد الصادرة من الأقسام المختلفة وتجميعها في رزمة يومية لإدخالها على الأنظمة المالية المتكاملة التابعة لوزارة المالية .
تسجيل استمارات الصرف والقيد والتوريد الصادرة عن الإدارة ومتابعتها لحين إقفالها بعد استيفاء جميع الإجراءات .
تدقيق ومطابقة مخرجات الحاسب الآلي الإجمالية على السجلات الآلية التفصيلية وإجراء التسويات اللازمة .
إعداد الحساب الختامي للوزارة والمذكرة الإيضاحية ومتابعة اعتماده من الجهات المختصة .
فتح السجلات التفصيلية وتسجيل بيانات الاستمارات بأنواعها في السجلات المالية والإحصائية حسب تعليمات وزارة المالية ومطابقة هذه السجلات مع ما جاء بمخرجات الحاسب الآلي الإجمالية والتفصيلية .
إعداد الكشوف الشهرية التفصيلية بحسابات الأمانات والعهد والحسابات النظامية ومتابعتها مع الجهات المعنية .
متابعة توريد حصيلة الإيرادات إلى وزارة المالية ، ومتابعة توريد المبالغ المستقطعة من رواتب موظفي الوزارة لحساب جهات أخرى إلى تلك الجهات .
متابعة الحسابات المدينة لموظفي الوزارة الذين انتهت خدماتهم بإثباتها بحساب الديون المستحقة للحكومة ، والتنسيق مع الجهات المعنية لاستيفاء مستحقات الوزارة .
إعداد مشروع ميزانية الإيرادات ومتابعة تنفيذها طبقا لتعاميم وزارة المالية .

يباشر قسم الخزينة الاختصاصات الآتية : -

الاحتفاظ بالسيولة النقدية اللازمة لتسيير أعمال الوزارة .
استلام النقدية الواردة من الغير طبقا لأوامر التوريد الصادرة باستمارات التوريد .
استلام الشيكات الواردة من الغير وإيداعها في حساب الوزارة ببنك الكويت المركزي .
إصدار الشيكات وأذونات الصرف طبقا لأوامر الصرف الصادرة طبقا لاستمارات الصرف .
الاحتفاظ بالطوابع المالية لتوزيعها .
تسهيل مهمات لجان جرد النقدية والطوابع المالية وحفظ محاضر الجرد .

مراقبة محاسبة الأصول :-

تسجيل العمليات المالية المحاسبية لشراء الأصول وفق التصنيف المعتمد.
تسجيل مصاريف النقل والتركيب والتشغيل على الأصل .
متابعة حصر وتقييم الأصول الثابتة وتسجيل بياناتها في سجلات الأصول .
إضافة المشاريع الرأسمالية تحت الإنشاء بعد استكمالها إلى الأصول الثابتة.
تسجيل العمليات المالية لنقل الأصول بين الجهات الحكومية.
تسجيل المصاريف الرأسمالية على الأصول الثابتة.
تسجيل العمليات المالية المتعلقة ببيع الأصول وأقفالها في المكاسب والخسائر الرأسمالية.
تسجيل العمليات المالية المتعلقة بشطب الأصول وأقفالها في بنود محاسبة الأصول الثابتة.
إعداد قيود التسوية المتعلقة باستهلاك وإطفاء ونفاذ الأصول الثابتة.
إعداد التقارير الدورية عن الأصول.
التحقق من صحة إجراءات إعادة تقييم الأصول وإعداد قيود التسوية المتعلقة بها وتسجيل كافة المصروفات الرأسمالية وفق العمر الإنتاجي الجديد وتحديث قيمة الأصل وفق منهجية وطرق التقييم واستهلاك الأصول المعتمدة.

يباشر قسم السجل والطباعة الاختصاصات الآتية :-

استلام جميع المراسلات الواردة إلى الإدارة وتسجيلها ثم توزيعها على جهات الاختصاص .
تسجيل البريد الصادر والوارد في السجلات لإمكان المتابعة وتوزيعه على الجهات المختصة.
حفظ النسخة الأصلية من استمارات الصرف والقيد والتوريد مع مرفقاتها مرتبة حسب السنوات المالية وفقا للأنظمة المتبعة .
حفظ نسخ من المراسلات الصادرة عن إدارة الشؤون المالية ، وكـــــذلك حفــظ نسخ من القوانين والتعاميم والمنشورات التي ترد للإدارة .
متابعة تأمين احتياجات الإدارة من القرطاسية والنماذج والمطبوعات والأدوات والتجهيزات المكتبية والأثاث بالتنسيق مع الإدارات المعنية بالوزارة .
متابعة الأمور الوظيفية المتعلقة بموظفي الإدارة بالتنسيق مع الجهات المعنية .
إنجاز جميع أعمال الطباعة .

وحدة المراجعة الداخلية :-

تباشر وحدة المراجعة الداخلية الاختصاصات الآتية :-

التحقق من تنفيذ التعليمات واللوائح المالية لكل ما يصدر من مستندات أو مكاتبات ذات علاقة بطبيعة عمل إدارة الشئون المالية.
المراجعة الحسابية لكل ما يصدر عن الوحدات التنظيمية من استمارات (قيد- صرف- توريد).
مراجعة ما يصدر عن الوحدات التنظيمية من كشوف أو بيانات تتعلق بأبواب الميزانية.
الاطلاع على الأنظمة والتعليمات المالية ومتابعة ما يصدر منها من تعديلات.
مراجعة أعمال التسويات فيما يتعلق بأحكام أبواب الميزانية.
التنسيق مع المراقبين الماليين فيما يتعلق بأي مخالفة أو استشارات ذات علاقة بطبيعة عمل إدارة الشئون المالية.
مراجعة مشروع ميزانية الوزارة بأبوابها الثلاثة.
مراجعة الحساب الختامي للوزارة.
المشاركة في لجان التحقيق وإبداء الرأي في القضايا المالية التي تكون الوزارة طرفا لها.
إعداد تقارير الإنجازات عن نشاط القسم.

ثانيا : اختصاصات إدارة المشتريات والمخازن :-

تتولى إدارة المشتريات والمخازن تلبية كافة احتياجات الوزارة من المستلزمات السلعية والخدمات وقطع الغيار بأنواعها والسيارات والآلات والتجهيزات المكتبية والقرطاسية والأثاث والملابس المخصصة للعاملين وذلك وفقا للقوانين واللوائح المنظمة لها ، كما تقوم الإدارة بتخزين تلك المواد وصرفها للجهات الطالبة ، وإتمام إجراءات الجرد السنوي العام والمفاجئ وإعداد المقايسات المخزنية ، وعمليات التخلص من المواد الراكدة ، وطرح المزايدات طبقا للقوانين واللوائح والتعاميم المنظمة لذلك ، والرد على ملاحظات الجهات الرقابية المختلفة فيما يتعلق بأعمال الشراء والتخزين .
وتتكون إدارة المشتريات والمخازن من الآتي :

مراقبة المشتريات .
مراقبة المخازن .
قسم التدقيق والمحاسبة .

مراقبة المشتريات :-

تتولى مراقبة المشتريات أعمال الشراء للمواد العينية والخدمية محليا وخارجيا عن طريق الشراء المباشر أو الممارسات أو المناقصات .
وتتكون مراقبة المشتريات من القسمين الآتيين :-

أ - قسم المشتريات .
ب- قسم المناقصات والممارسات والعقود .

يباشر قسم المشتريات الاختصاصات الآتية :-

تلقي طلبات الشراء من مراقبة المخازن لتوفير جميع المواد والمعدات والأجهزة المطلوبة عن طريق الشراء المباشر محليا أو خارجيا .
استدراج العروض من الموردين ودراستها ليتم الشراء طبقا للمواصفات والشروط المطلوبة وبأقل الأسعار .
التنسيق مع إدارة الشؤون المالية فيما يتعلق بقيمة الربط المالي ، وفتح الإعتمادات المستندية في حالة الشراء الخارجي .
تحضير البيانات اللازمة للتخليص على البضائع الواردة جمركيا ومتابعة تسليمها لمراقبة المخازن .

يباشر قسم المناقصات والممارسات والعقود الاختصاصات الآتية :-

التنسيق مع إدارة الوثائق والعقود والجهات المعنية لإعداد الشروط والمواصفات الفنية وجداول الكميات لجميع مناقصات البابين الثاني والثالث ، وإعداد وتجهيز مستندات ووثائق العقود واستكمال إجراءات طرحها وكذا إعداد وتجهيز توريد الملابس والأغذية المدرجة اعتماداتها بالباب الأول .
التنسيق مع إدارة الشؤون المالية فيما يتعلق بقيمة الربط المالي لكل مناقصة أو ممارسة وفتح الاعتمادات المستندية ، والتخليص الجمركي على البضائع الواردة ومتابعة تسليمها للجهات الطالبة .
متابعة تنفيذ العقود المبرمة والتنسيق مع الجهات الطالبة لتنفيذ الشروط الجزائية .

مراقبة المخازن :-

تتولى مراقبة المخازن عمليات تخزين المواد ومتابعة الصرف من المخازن طبقا للوائح والأنظمة المتبعة ، وإعداد طلبات الشراء للمواد غير المتوفرة بالمخازن ، وإنجاز المقايسات المخزنية .
وتتكون مراقبة المخازن من القسمين الآتيين :-

أ - قسم المخازن العامة .
ب- قسم المخازن الفنية .

يباشر قسم المخازن العامة الاختصاصات الآتية :-

تخزين المواد المشتراة التي تحتاجها الإدارات من مواد خام وأدوات صحية وأثاث وقرطاسية وتجهيزات مكتبية وأدوات بناء وأدوات كهرباء ومواد متنوعة .
التنسيق مع الإدارات المختلفة ومراقبة المشتريات لتوفير المواد المطلوبة .
استيفاء النماذج المقررة لإجراء الفحص لهذه المواد عند استلامها والتحقق من مطابقتها للمواصفات .
استلام طلبات الصرف من الإدارات المختلفة لتزويدها بما تحتاجه من هذه المواد .
فتح بطاقة عهدة لكل موظف وتسجيل ما يصرف له من أثاث وتجهيزات مكتبية ، وفتح سجلات للعهد على مستوى إدارات الوزارة .
متابعة حركة المواد وأرصدتها .
استخراج كشوف الجرد من الحاسب الآلي بوزارة المالية وكشوف حصر البطاقات ، والاشتراك في لجان الجرد الدورية .
استلام المواد المعادة من الإدارات بموجب طلبات الإعادة والقيام بحفظها حسب حالتها لحين التصرف فيها بإعادة توزيعها أو بيعها .
استلام العهد المسجلة من الموظفين عن انتهاء خدماتهم ومنحهم براءة الذمة .

يباشر قسم المخازن الفنية الاختصاصات المنصوص عليها في المادة السابقة فيما يتعلق بالمواد الآتية :-

قطع غيار السيارات والآلات والمعدات .
العدد واللوازم وملحقاتها والزيوت والشحوم والإطارات .
الآلات والسيارات والمعدات .

3 – قسم التدقيق والمحاسبة :-

يباشر قسم التدقيق والمحاسبة الاختصاصات الآتية :-

مراجعة ومطابقة طلبات الشراء مع عروض الأسعار ومراجعة إصدار أوامر الشراء وفقا للقوانين واللوائح والتعاميم المنظمة لذلك .
مراجعة وثائق ومستندات الممارسات والمناقصات قبل طرحها ومراجعة مستندات العقد بعد الترسية .
إعداد التقارير الشهرية الخاصة بأعمال الإدارة والتقارير ربع السنوية الخاصة بوزارة المالية .
تجهيز المستندات اللازمة لدراسة ملاحظات الجهات الرقابية المختلفة وإعداد الردود المناسبة عليها .
إعداد شهادات الدفع وإرسالها لإدارة الشؤون المالية لصرف مستحقات الموردين مع كافة المستندات المؤيدة لها .
إعداد وتجهيز المستندات الخاصة بالحساب الختامي للوزارة ( مع بيان بالمبالغ المطلوب تعليتها لحساب الأمانات ، قيم موجودات الوزارة من العهد الشخصية والتنظيمية وقيم موجودات المخازن ) .
فتح بطاقات سجل مراقبة المخزون لكل مادة مسجلة بالمخازن العامة أو الفنية ، وإتباع التعليمات المالية والمخزنية الصادرة عن وزارة المالية فيما يتعلق بهذه البطاقات .
استلام استمارات التسلم والصرف الواردة من المخازن العامة والفنية ومراجعتها والتدقيق عليها وتسجيلها في سجل مراقبة المخزون .
تسجيل جميع استمارات الاستلام الصادرة من المخازن العامة والفنية لبيان إجمالي المواد الواردة إلى الوزارة خلال السنة المالية .
مطابقة كشوف الجرد الصادرة من الحاسب الآلي بوزارة المالية لما هو مسجل ببطاقات المخازن والموجود الفعلي .
الاحتفاظ بسجلات مستقلة لكل مخزن تمثل حركة المواد وقيمتها والرصيد الفعلي لها .
دراسة الكشوف المرسلة من وزارة المالية الخاصة بالمواد الراكدة تمهيدا للتخلص منها حسب تعليمات وزارة المالية .
الاشتراك في إعداد المقايسات المخزنية السنوية .

ثالثا : اختصاصات إدارة شئون الموظفين :

تتولى إدارة شئون الموظفين تزويد إدارات الوزارة بالقوى العاملة من كافة التخصصات وإنجاز جميع الأعمال والمعاملات الوظيفية المتعلقة بهم .
وتتكون إدارة شئون الموظفين من الآتي :

مراقبة الميزانية والشئون الوظيفية .
مراقبة الخدمات الوظيفية .
قسم البحث .

مراقبة الميزانية والشئون الوظيفية :-

تتولى مراقبة الميزانية والشئون الوظيفية إعداد مشروع ميزانية الباب الأول وحصر درجات الترقية ، كما تقوم باستكمال إجراءات ومسوغات التعيين وإنهاء الخدمة لجميع الموظفين .
تتكون مراقبة الميزانية والشئون الوظيفية من الأقسام التالية :-

أ- قسم الميزانية وترتيب الوظائف .
ب- قسم التعيينات .
ج- قسم نهاية الخدمة
د- قسم الحركة الوظيفية .
ه- قسم العقود الخاصة .

يباشر قسم الميزانية وترتيب الوظائف الاختصاصات الآتية :

إعداد مشروع ميزانية الباب الأول بالتنسيق مع الإدارات المختلفة والعمل على تنفيذها بعد اعتمادها .
متابعة حركة الوظائف وما يلحق ذلك من تسجيل المعينين والمنتهية خدماتهم والمعدلة أوضاعهم .
حصر درجات وظائف الكويتيين والعقود لغير الكويتيين المخصصة بالتعيين في كل برنامج على حدة .
حصر الدرجات المخصصة للترقية بالأقدمية أو بالاختيار لجميع البرامج
إعداد كشوف المستحقين للترقية بالاختيار لعرضها على لجنة شئون الموظفين وتنفيذ ما تقرره السلطة المختصة بشأنها .
إعداد كشوف المستحقين للعلاوات التشجيعية وفقا للقواعد المقررة ، وعرضها على لجنة شئون الموظفين ، وتنفيذ ما تقرره اللجنة بشأنها .
إعداد السجلات للعلاوات الدورية وتحديد الأقدمية ومراعاة القيد الصحيح بها ومتابعة ما يطرأ على حالة الموظف من تعديلات بالتنسيق مع الأقسام المختصة .
حصر الموظفين المستحقين للترقية بالأقدمية أو العلاوة الدورية بالتنسيق مع الأقسام المختصة وإخطار الجهات المعنية بها في المواعيد المحددة لذلك .
توزيع نماذج تقارير الكفاءة على الإدارات المختلفة بالوزارة لتعبئتها وعرض تلك التقارير على لجنة شئون الموظفين لاعتمادها وتنفيذ ما تقرره بشأنها .
استكمال إجراءات نقل وندب وإعارة الموظفين سواء في داخل الوزارة أو خارجها والاحتفاظ بالسجلات لهذا الغرض .
إعداد البيانات الإحصائية وتقديمها إلى الجهات المختصة .

يباشر قسم التعيينات الاختصاصات الآتية :

التأكد من استيفاء المرشح للتعيين لشروط شغل الوظيفة المرشح لشغلها ومراجعة واستيفاء مسوغات التعيين المطلوبة وفقا للقوانين واللوائح والنظم المقررة .
إعداد مشروعات قرارات التعيين ومتابعتها لحين اعتمادها من السلطة المختصة وإخطار الجهات المعنية الأخرى داخل الوزارة أو خارجها بهذه القرارات وفقا للقوانين واللوائح والنظم المقررة .

يباشر قسم نهاية الخدمة الاختصاصات الآتية :

إعداد مشروعات قرارات نهاية الخدمة لشاغلي المجموعة الوظيفية والعقود المختلفة ومتابعتها لحين اعتمادها من السلطة المختصة ، وإخطار الجهات المعنية داخل الوزارة وخارجها بهذه القرارات وفقا للقوانين واللوائح والنظم المقررة .
تنفيذ الإجراءات المقررة بشأن انتهاء خدمة الموظفين العاملين على المجموعات الوظيفية والعقود المختلفة وإعداد المذكرات والمراسلات المتعلقة بهذا الشأن .
التنسيق مع الجهات المعنية بشأن تنفيذ وتطبيق السياسات العامة للدولة كالإحلال وغيرها .

يباشر قسم الحركة الوظيفية الاختصاصات الآتية :

متابعة حالة الموظفين العاملين على المجموعات الوظيفية وما يطرأ عليها من تعديلات .
تنفيذ الإجراءات اللازمة لمنح أو تعديل أو إيقاف العلاوات والمكافآت والبدلات المختلفة وإعداد المراسلات والقرارات اللازمة في هذا الشأن .
تنفيذ إجراءات منح الإجازات المختلفة وفقا للقوانين واللوائح والنظم المقررة وإعداد المراسلات والقرارات اللازمة في هذا الشأن .
إعداد مشروعات قرارات النقل والندب والتكليف والإعارة والبعثات والإجازات الدراسية بالتنسيق مع الجهات المختصة .
متابعة أوضاع الموظفين الكويتيين الخاضعين لأحكام قانون الخدمة الإلزامية وإعداد المراسلات والقرارات اللازمة في هذا الشأن .
الرد على مراسلات المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية فيما يتعلق بضم مدد الخدمة للموظفين الكويتيين .
اتخاذ ما قد يلزم بشأن القروض الحكومية الممنوحة للموظفين الكويتيين العاملين بالوزارة وإخطار الجهات المعنية بذلك .
الاحتفاظ ببطاقات لكافة الموظفين تتضمن البيانات الشخصية والمالية والوظيفية وتعديل ما يلزم من هذه البيانات وفقا لما يطرأ على أحوالهم من تعديلات .

يباشر قسم العقود الخاصة الاختصاصات الآتية :

تنفيذ الإجراءات الوظيفية الخاصة بالموظفين العاملين على العقدين الثاني والثالث وعقد الراتب المقطوع كما في ذلك متابعة تجديد عقودهم قبل انتهائها واتخاذ ما يلزم من إجراءات لتنفيذ ذلك .
متابعة وتنفيذ ما قد يطرأ على حالة الموظف من تعديلات أثناء سريان العقد وإعداد ما يلزم لذلك من قرارات ومذكرات ومراسلات تتعلق بهذا الشأن .
تنفيذ الإجراءات الخاصة بمنح الإجازات المستحقة للموظفين العاملين بموجب العقدين الثاني والثالث وعقد الراتب المقطوع وإعداد ما قد يتصل بذلك من قرارات ومراسلات .
الاحتفاظ ببطاقة خاصة لكل موظف تتضمن بياناته الشخصية والمالية والوظيفية وتعديل ما يلزم من بياناتها وفقا لما قد يطرأ من تعديلات على حالته .

مراقبة الخدمات الوظيفية :-

تتولى مراقبة الخدمات الوظيفية متابعة الوضع الوظيفي لجميع الموظفين ومتابعة دوامهم داخل وخارج الوزارة ، كما تقوم بترتيب ملفات الخدمة للموظفين وحفظ جوازات سفر غير الكويتيين ومتابعة إقامتهم .
وتتكون من الأقسام الآتية :-

أ - قسم سجل العاملين المدنيين .
ب- قسم متابعة الدوام
ج- قسم الخدمات المساندة
د-قسم السجل والطباعة

يباشر قسم سجل العاملين المدنيين الاختصاصات الآتية :-

إخطار الجهات المعنية بديـوان الخـدمـة المدنيـة والقـوى العاملـة الـوطنيـة بـالبيـانات المطلوبة لتخصيص الارقام الموحدة أو تعديلها أو إلغائها.
متابعة وإدخال كافة البيانات الشخصية والوظيفية والمالية المختلفة المدرجة ضمن نظام سجل العاملين المدنيين بالدولة لجميع موظفي الوزارة ومتابعة ما يطرأ عليها من تعديلات ، وذلك لحفظها واسترجاعها عند الحاجة إلى ذلك .
إدخال وتعديل ، بيانات أرقام حسابات الموظفين التي يتم تحويل رواتبهم عليها وذلك بعد استيفاء المستندات اللازمة لذلك .
مراقبة مسوغات التعيين ومستندات نهاية الخدمة لجميع موظفي الوزارة وإدخال بياناتها بالتعاون مع الأقسام المختصة .
استخراج التقارير الخاصة بالموظفين ، وشهادات الراتب والخدمة وغيرها بالتنسيق مع مركز نظم المعلومات بالوزارة والجهات المعنية خارجها .

يباشر قسم متابعة الدوام الاختصاصات الآتية :-

مراقبة دوام موظفي الوزارة وما يترتب عليه من تدقيق كشوف حضورهم وانصرافهم وفقا للقواعد والإجراءات المقررة سواء داخل مبنى الوزارة أو خارجة .
اتخاذ الإجراءات اللازمة بشأن تنفيذ القرارات والنظم في حالات التأخير والاستئذان والانقطاع عن العمل بالتعاون مع الإدارات المختصة وفقا للقواعد والإجراءات المقررة في هذا الشأن .

يباشر قسم الخدمات المساندة الاختصاصات الآتية :-

تنظيم وترتيب وحفظ ملفات الخدمة لكافة موظفي الوزارة أو ممن انتهت خدماتهم بها وفقا للقواعد والنظم المقررة في هذا الشأن .
حفظ نسخ من المعاملات والقرارات المتعلقة بموظفي الوزارة في ملفات خدمتهم وفقا للقواعد والإجراءات المقررة في هذا الشأن .
التنسيق مع الوحدة القانونية لمتابعة القرارات الصادرة بشأن الجزاءات الموقعة على بعض الموظفين والتأكد من انقضاء الفترة الزمنية المحددة بنظام الخدمة المدنية لمحو تلك العقوبات ونقلها إلى ملفات ملحقة بها .
تنظيم وترتيب وحفظ ملفات الاحتفاظ بالمراسلات والنسخ والقرارات العامة للرجوع إليها عند الحاجة .
تنظيم عملية إعارة الملفات وضبط ومتابعة حركتها .
الاحتفاظ بجوازات سفر جميع موظفي الوزارة من غير الكويتيين وإصدار الإيصالات اللازمة وفقا للقواعد والإجراءات المقررة في هذا الشأن .
اتخاذ الإجراءات التنفيذية اللازمة نحو منح الإقامة الحكومية لموظفي الوزارة من غير الكويتيين ومتابعة تجديدها في موعدها , إلغائها عند انتهاء خدمة الموظف وفقا للقوانين واللوائح المقررة في هذا الشأن .
متابعة إتمام إجراءات نماذج العودة من الاجازات لغير الكويتيين من واقع جوازات السفر .

يباشر قسم السجل والطباعة الاختصاصات الآتية :

استلام وتسجيل المراسلات الواردة إلى الإدارة والصادرة منها وتوزيعها على الإدارات والأقسام المختلفة .
الاحتفاظ بسجلات خاصة لترقيم وتوزيع الأجازات بأنواعها المختلفة .
القيام بجميع أعمال الطباعة الخاصة بالإدارة .
متابعة تأمين احتياجات الإدارة من القرطاسية واللوازم من الأثاث والتجهيزات المكتبية مع الجهات المعنية .

قسم البحث :-

تتولى وحدة البحث الاختصاصات الآتية :

القيام بأعمال التحقيقات التي تحال إلى الإدارة من السلطة المختصة وتقديم التوصيات المناسبة بشأنها وإعداد مشروعات القرارات التنفيذية اللازمة .
إبداء الرأي في قانونية استحقاق البدلات والعلاوات والتعويضات والمكافآت المختلفة وفقا للقوانين واللوائح والنظم المقررة في هذا الشأن وإعداد المذكرات والمراسلات المتعلقة بها .
إعداد مشروعات قرارات محو الجزاءات التأديبية وعرضها على السلطة المختصة وذلك بعد انقضاء الفترة الزمنية المحددة بنظام الخدمة المدنية لمحو تلك العقوبات .
مراجعة مشروعات قرارات منح الأجازات الدراسية والبعثات العملية والمهمات الرسمية والأجازات الخاصة وغيرها من القرارات ذات الصبغة الوظيفية والتأكد من مطابقتها للقوانين واللوائح والنظم المقررة في هذا الشأن .
الرد على ملاحظات جهات الرقابة وإعداد المذكرات والمراسلات الخاصة بهذا الشأن .
بحث ودراسة ما يحال إليها من موضوعات قانونية في شئون التوظف وإعداد ما يلزم من الكتب والمراسلات القانونية المتعلقة بها .

رابعا : اختصاصات إدارة الخدمات الإدارية :

تتولى إدارة الخدمات الإدارية استلام وتسجيل كافة مراسلات الوزارة الواردة إليها والصادرة عنها وتوزيعها على الجهات المعنية وإنجاز أعمال الصيانة المتعلقة بالبدلات والتمديدات الكهربائية والتجهيزات المكتبية وغيرها ، ومراقبة أمن وحراسة مباني ومرافق الوزارة المختلفة ومتابعة أعمال النظافة وغيرها من الخدمات العامة .
وتتكون إدارة الخدمات الإدارية من المراقبتين الآتيين :-

مراقبة السجل العام .
مراقبة الخدمات العامة .

مراقبة السجل العام :

تتولى مراقبة السجل العام استلام وتسجيل المراسلات الواردة إلى الوزارة والصادرة عنها وتأمين إرسالها للجهات الموجهة إليها حسب الأنظمة المتبعة وحفظها ما يحقق سهولة الرجوع إليها . وتتكون مراقبة السجل العام من الأقسام الآتية :
أ - قسم الوارد .
ب - قسم الصادر.
ج - قسم الملفات .

يباشر قسم الوارد الاختصاصات الآتية :

استلام البريد الوارد الخارجي وتثبيت رقم المرجع والتسلسل والتاريخ وتسجيله في السجلات الخاصة به .
حفظ وتوزيع البريد الوارد على الجهات المختلفة بالوزارة يدويا أو عبر نظام الأرشيف وفقا للإجراءات والنظم المتبعة بهذا الشأن .
تزويد قسم الملفات والإدارات والأقسام الأخرى المعنية بنسخ من المراسلات الواردة حسب القواعد والنظم المعمول بها مع المحافظة على السرية التامة للمراسلات ذات الطابع الخاص .

يباشر قسم الصادر الاختصاصات الآتية :

استلام البريد الصادر الخارجي وتثبيت رقم المرجع والتسلسل والتاريخ وتسجيله في السجلات الخاصة به ، وتوزيعه على الجهات المعنية خارج الوزارة بعد التأكد من استيفائه لجميع المرفقات .
حفظ صورة من البريد الصادر وإرسال نسخ منها عبر نظام الأرشيف وفقا للإجراءات والنظم المتبعة .
تسجيل شهادات الدفع في السجلات الخاصة بها .
تزويد قسم الملفات بنسخ من الرسائل الصادرة وكذلك شهادات الدفع .
إرسال واستلام البرقيات الموجهة من الوزارة وإليها .
استلام وإرسال جميع الرسائل والدعوات والمظاريف والبريد المسجل والعادي وفرزه بالصناديق المخصصة لذلك .

يباشر قسم الملفات الاختصاصات الآتية :

فتح ومسك الملفات اللازمة لحفظ نسخ وصور الرسائل والمعاملات والبرقيات وغيرها وفقا للنظم الحديثة .
مراجعة الأرقام المثبتة على الرسائل والمعاملات للتأكد من تطابقها مع أرقام الملفات .
تنظيم وترتيب حفظ الملفات بطريقة تسهل الرجوع إليها وتضمن المحافظة عليها من التلف والضياع .
تنظيم عملية إعارة الملفات وضبط ومتابعة حركتها عن طريق مسك السجلات والبطاقات اللازمة لذلك .
تلبية طلبات الإدارات والأقسام المختلفة من صور المراسلات والمعاملات وفقا للنظم والإجراءات المقررة لذلك .

مراقبة الخدمات العامة :

تتولى مراقبة الخدمات العامة إنجاز أعمال صيانة البدلات والتمديدات الكهربائية والأجهزة المكتبية ، والإشراف على نظافة مباني الوزارة وساحاتها وزراعة الساحات ، ومراقبة أمن وحراسة منشآت الوزارة .

وتتكون المراقبة من الأقسام الآتية :

أ - قسم الصيانة الفنية .
ب - قسم الخدمات الداخلية .
ج - قسم الأمن والحراسة .

يباشر قسم الصيانة الفنية الاختصاصات الآتية :

الإشراف على توزيع الخطوط الداخلية والخارجية في داخل وخارج مبنى الوزارة ، كما يقوم بتوزيع الهواتف النقالة والبياجر .
تلقي طلبات الإدارات والأقسام المختلفة بالوزارة بشأن أعطال التكييف والكهرباء وأعطال الهاتف من تمديدات وبدالات وكيبلات وفحصها ومتابعة أعمال صيانتها وإصلاحها بالتنسيق مع الجهات المختصة .
تلقي طلبات الإدارات والأقسام المختلفة بالوزارة بشأن أعطال التجهيزات المكتبية والأجهزة الكهربائية وأجهزة الفاكس والتصوير وغيرها ومتابعة صيانتها بالتنسيق مع الجهات المعنية .
متابعة طلبات الوزارة لدى وزارة المواصلات ووزارة الكهرباء والماء وغيرها لإنجاز الأعمال المتعلقة بتركيبات وتمديدات البدالات والكيبلات وكوابل الكهرباء وتمديدات المياه .
الإشراف على تنفيذ عقود وصيانة وحدات التكييف والبدالات والمصاعد والأجهزة المكتبية وغيره ، والتأكد من قيام المتعهد بإنجاز العمل وفق الشروط والمواصفات المحددة في العقد بالتنسيق مع الجهات المختصة .
الإشراف على تنفيذ عقود تركيب وصيانة أجهزة اللاسلكي والتأكد من قيام المتعهد بإنجاز العمل وفقا للشروط المحددة بالعقد .
الإشراف عل تشغيل بدالة الوزارة وتأمين طلبات الإدارات والأقسام المختلفة بالوزارة من مكالمات هاتفية داخل الوزارة وخارجها .
الإشراف على توزيع المساحات غير المستغلة والتوسعات المستقبلية في مبنى الوزارة ومتابعة ما يترتب على ذلك من تعديل وتركيب قواطع وذلك بالتنسيق مع الجهات المختصة .

يباشر قسم الخدمات الداخلية الاختصاصات الآتية :

الإشراف علـى توزيـع المـراسليـن والفـراشيـن حـسب احتيـاجـات الإدارات والأقســام المختلفة ومتابعة أدائهم بالتنسيق مع الجهات المعنية .
الإشراف على نظافة مباني ومكاتب وساحات الوزارة والمرافق التابعة لها ، والتأكد من قيام متعهد النظافة بإنجاز العمل وفقا للشروط المحددة بالعقد .
الإشراف على تنفيذ عقد خدمات تقديم الأغذية والمشروبات والتحقق والتفتيش على صلاحية الأغذية ونظافة العاملين ، والتأكد من قيام المتعهد بإنجاز العمل وفق الشروط المحددة بالعقد .
الإشراف على أعمال التشجير والزراعة والري في الوزارة بالتنسيق مع الجهات المختصة داخل وخارج الوزارة .
القيام بأعمال النجارة والأعمال الصحية البسيطة وأعمال الصبغ والمساح والألمنيوم والزجاج والإصلاحات اللازمة بالوزارة .
وضع وتوزيع اللوحات الإرشادية في الوزارة ما يضمن سهولة الوصول إلى الإدارات المختلفة .

يباشر قسم الأمن والحراسة الاختصاصات الآتية :

وضــع النظـم والإجـراءات وتـوفـيـر الـوسـائل اللازمة للمحافظة على مباني ومنشآت الوزارة والممتلكات الخاصة بها .
ضبط عملية دخول وخروج الموظفين والمراجعين للوزارة والمرافق التابعة لها ومسك سجل بأسماء الموظفين الذين يسمح لهم بالدخول بعد أوقات الدوام الرسمي .
التنسيق مع العلاقات العامة عند قدوم زوار أو ضيوف للوزير أو الوكيل أو غيرهما من المسئولين .
الإشراف على تنظيم مواقف السيارات داخل الوزارة والمرافق التابعة لها وفق التعليمات والإرشادات والنظم الصادرة بهذا الشأن .
تفقد الساحات والمباني والمرافق والمنشآت التابعة للوزارة وتلافي كل ما من شأنه إلحاق الأضرار والمخاطر بممتلكات الوزارة أو الموظفين ، والعمل على وقاية الوزارة من أعمال التخريب .
التنسيق مع الجهات المعنية داخل الوزارة وخارجها للمشاركة في وضع خطط الطوارئ مثل إخلاء المباني وقت الحريق .
تنظيم أعمال الحراسة لمباني ومرافق وممتلكات الوزارة في جميع المواقع والتعاون مع أجهزة الأمن المختصة إذا تطلب الأمر ذلك .
تحديد نقاط ومواقع الحراسة وتوفير المعدات اللازمة للحراس .
الإشراف على تنفيذ عقود حراسة مباني الوزارة والتأكد من قيام المتعهد بإنجاز العمل وفقا للشروط المحددة بالعقد .
الكشف الدوري على طفايات الحريق في مبنى الوزارة والمواقع المختلفة ومتابعة صيانتها بالتنسيق مع الجهات المعنية داخل وخارج الوزارة بهذا الشأن .

خامسا: اختصاصات إدارة النقل والميكانيك :

تتولى إدارة النقل والميكانيك توفير وسائل النقل الخفيفة والثقيلة للوزارة وضبط حركتها ومتابعة صيانتها ، كما تتولى الإشراف على تنفيذ العقود الخاصة بتوفير احتياجات الوزارة من المركبات بأنواعها المختلفة .
وتتبع إدارة النقل والميكانيك :-

قسم النقليات .
قسم المعدات والآلات الثقيلة .
مراقبة التنسيق والمتابعة.
والتي تتكون من الأقسام الآتية :-
أ - قسم الورش المركزية .
ب - قسم التنسيق والمحاسبة .

يباشر قسم النقليات الاختصاصات الآتية :

وضــع الضـوابط الخـاصـة بتوريد واستلام السيارات المستأجرة والتأكد من مطابقتها للمواصفات الفنية الواردة بالعقد بالتنسيق مع الجهات المعنية .
وضع الضوابط الخاصة بشروط تسليم السيارات لموظفي الوزارة أثناء وبعد الدوام الرسمي .
متابعة السيارات التي تم تسليمها لمستخدميها للتأكد من استغلالها حسب التعليمات وشروط الاستلام وضبط حركتها وفقا للقرارات والأنظمة الصادرة بهذا الشأن ، ورفع التقارير الخاصة بمخالفي تلك الضوابط .
توفير وتوزيع السيارات الحكومية والمستأجرة على مختلف القطاعات والإدارات بالوزارة حسب النظم المتبعة ، ومتابعة صيانتها والمحافظة عليها .
إعداد الكشوف اليومية بتوزيع السيارات الحكومية والمستأجرة وبيان حركتها والإشراف على توزيع السائقين على السيارات ومتابعتهم إداريا .
اتخاذ إجراءات إصدار اللوحات والدفاتر الجديدة وتجديد دفاتر السيارات الحكومية ، ومتابعة إجازات القيادة للسائقين التابعين للوزارة وتجديدها .
متابعة الإجراءات المتعلقة بحوادث السيارات وقضايا المرور وشركات التأمين بالتنسيق مع قسم التنسيق والمحاسبة .
القيام بإعداد التقرير الشهري بالأعمال التي تم إنجازها ورفعه لمدير الإدارة .

يباشر قسم المعدات والآلات الثقيلة الاختصاصات الآتية :

القيام بجميع أعمال الصيانة وإصلاح المعدات والآليات الثقيلة ووضع برنامج للصيانة الدورية ومتابعة تنفيذها في المشاغل ومواقع العمل .
إعداد سجل لكل آلية وسيارة ثقيلة توضح فيه كافة أعمال الإصلاح والصيانة وأسباب العطل ومدة وتكاليف الإصلاح .
إعداد طلبات الصرف المبدئية لقطع الغيار اللازمة للصيانة والإصلاح وإعداد كشوف بحاجة القسم من قطع الغيار والزيوت والشحوم الخاصة بالسيارات والآلات الثقيلة .
إعداد تقارير توضح حالة السيارات والمعدات والآلات غير الصالحة لاتخاذ الإجراءات اللازمة بشأنها .
تنفيذ طلبات العمل التي ترد من الجهات المختصة وتكليف مراقبين للقيام بزيارة المواقع لمراقبة سير العمل وضمان تلافي الحوادث والتلفيات للخدمات والآليات .
توزيع السائقين مع الآليات على مواقع العمل المحددة كل حسب اختصاصه .
إعداد التقارير الشهرية التي توضح توزيع السائقين وأنواع السيارات المستخدمة والجهات الطالبة وقيمة الأجور .
فتح سجل بالمعدات والآلات الصالحة لمواجهة حالات الطوارئ والكوارث والقيام بفحصها بشكل دوري للتأكد من صلاحيتها .
إعداد التقارير والإحصائيات الخاصة بالمعدات والآليات وبيان حركتها ومواقع عملها .

يباشر قسم الورش المركزية الاختصاصات الآتية :

صيانـة وإصـلاح جميـع السيــارات الخفيفـة ووضـع برنامـج خـاص للصيـانـة الدورية الميكانيكية والكهربائية لها ومتابعة تنفيذها .
وضع اللوائح والإرشادات الخاصة بالمحافظة على حالة السيارات ، وعمل تقارير لمخالفي التعليمات وشروط الاستخدام ورفعها للإدارة لاتخاذ اللازم بهذا الشأن .
القيام بأعمال الخراطة وتسوية سطح القطع والأجزاء التابعة للسيارات والقشط والتعزيز للآليات وتصنيعها حسب النماذج المطلوبة .
القيام بأعمال الإنشاءات الحديدية والشبرات الخفيفة بأنواعها التي تطلبها الإدارات المختلفة التابعة للوزارة .
القيام بأعمال السمكرة بأنواعها والتنجيد والتجليس والأصباغ الخاصة بالسيارات الخفيفة .
القيام بإعداد طلبات الصرف المبدئية لجميع قطع الغيار والمواد اللازمة للصيانة والإصلاح بالتنسيق مع إدارة المشتريات والمخازن .
القيام بإعداد التقرير الشهري بالأعمال التي تم إنجازها ورفعه لمدير الإدارة .

يباشر قسم التنسيق والمحاسبة الاختصاصات الآتية :

إعداد الميزانية التقديرية باحتياجات الإدارة السنوية والإشراف على توزيع بنود الباب الثاني والثالث مع مراعاة توفير المواد وقطع الغيار التي تحتاجها الأقسام .
إعداد المواصفات الفنية لاستئجار السيارات والتنسيق مع إدارة المشتريات والمخازن وإدارة الوثائق والعقود لتجهيز وثائق عقود المناقصات واستكمال إجراءات طرحها .
الاشتراك في دراسة العروض المقدمة من المتعهدين .
إعداد شهادات الدفع لمتعهدي السيارات المستأجرة والتأكد من تطبيق الغرامات والجزاءات المنصوص عليها بالعقود بالتنسيق مع الجهات المعنية .
توريد المحروقات بأنواعها من شركة البترول الوطنية وتخزينها بالمواقع المخصصة لها وذلك لتزويد السيارات والآلات والمعدات بالوقود في المواقع الداخلية والخارجية .
جمع بطاقات المحروقات ومطابقتها مع سجلات المحروقات المعدة لذلك .
التدقيق عل كشوف صرف المحروقات اليومية للسيارات ومطابقتها مع حساب شركة البترول الوطنية .
إعداد تقرير شهري توضح به الكميات الواردة من المحروقات المنصرفة من خزانات الوزارة والأرصدة المتوفرة في نهاية كل شهر .
جدولة طلبات الشراء للمواد وقطع الغيار التي تحتاجها الأقسام وفقا للأولوية ، ومتابعة توفيرها بالتنسيق مع الجهات المعنية .
متابعة المعاملات والشئون الوظيفية المتعلقة بموظفي الإدارة .
الرد على الرسائل الواردة وإعداد المذكرات وتجهيز البيانات والإحصائيات المتعلقة بأعمال الإدارة .
إعداد التقرير الشهري المتعلق بالأعمال التي تم إنجازها ورفعه لمدير الإدارة.
استلام وتسجيل المراسلات وحفظها .
متابعة جميع المعاملات المتعلقة بأعمال الإدارة لدى الجهات الحكومية المختلفة .
توفير احتياجات الإدارة من القرطاسية والأثاث .

سادسا : اختصاصات إدارة الشئون القانونية :

تتولى إدارة الشئون القانونية الاختصاصات الآتية:

مباشرة التحقيقات وما يرتبط بها من توصيات وقرارات تأديبية.
متابعة القضايا المتعلقة بالشئون الإدارية والمالية.
إبداء الرأي القانوني والدراسات الاستشارية المتعلقة بالشئون الإدارية والمالية وذلك في ضوء حاجة العمل وضروراته.
إبداء الرأي القانوني في التظلمات المقدمة من موظفي الوزارة.
وتتكون إدارة الشئون القانونية من :
قسم التحقيقات.
قسم القضايا الإدارية والمالية

يباشر قسم التحقيقات الاختصاصات الآتية :-

إجراء التحقيق الإداري بناء على طلب السلطة المختصة ،وعرض مذكرة بنتيجة التحقيق متضمنة التوصيات الخاصة بها والجزاء المقترح -إن وجد-.
تلقي المخالفات المالية والإدارية والجرائم وفحصها والتحقق من مدى صحتها وتحويلها لجهة الاختصاص.
إعداد مشروعات القرارات التأديبية ومتابعة اعتمادها من السلطة المختصة وقيدها في السجل المخصص لذلك.
دراسة التظلم وإبداء الرأي في التظلمات المقدمة من موظفي الوزارة بشأن القرارات الإدارية النهائية وإتخاذ الإجراءات القانونية المقررة بشأنها.
إعداد مشروعات القرارات الوزارية والإدارية والتعميمات في الموضوعات التي تكون محلا للجان التحقيق وذلك بناء على طلب السلطة المختصة.
إجراء التحقيق في حالات الإصابة أثناء العمل أو بسببه.

يباشر قسم القضايا الإدارية والمالية :-

ابداء الرأي القانوني والدراسات الاستشارية المتعلقة بالشئون الإدارية والمالية في ضوء حاجة العمل.
عرض الموضوعات التي تثير أمورا تحتاج إلى رأي موحد أو يثور بشأنها خلاف في الرأي داخل الوزارة ، فيما يتعلق بالشئون الإدارية والمالية على الفتوى والتشريع.
إعداد ودراسة صحف الدعاوى القضائية المتعلقة بالشئون الإدارية والمالية والتي تكون الوزارة طرفا فيها، وإعداد مذكرات الدفاع والمستندات، وحضور جلسات الخبراء بوزارة العدل وأمام النيابة العامة في هذه الدعاوى والرد على الاستفسارات بالتنسيق مع القطاع المختص.
إستلام جميع الإخطارات وإعلانات الطعون المرسلة من الفتوى والتشريع التي يختص بها القسم ،وتجهيزها وقيدها في السجل المعد لذلك.
التنسيق مع إدارة الفتوى والتشريع في متابعة النزاعات القضائية التي يختص بها القسم والتي تكون الوزارة طرفا فيها.
إتخاذ إجراءات الطعن في الأحكام وإعداد صحف الطعون التي يختص بها القسم.
التنسيق مع إدارة الشئون المالية في تنفيذ الأحكام النهائية التي يختص بها القسم والصادرة لصالح وضد الوزارة.
متابعة إجراءات تنفيذ الأحكام الصادرة لصالح أو ضد الوزارة التي يختص بها القسم بالتنسيق مع الجهات المعنية، وإعداد بيان دوري بما تم تنفيذه، وما لم يتم تنفيذه ،وعقبات التنفيذ ووسائل تلافيها.
إتخاذ كافة الإجراءات بشأن حوالات الحق المعلنة للوزارة، وذلك بالتنسيق مع إدارة الشئون المالية.

سابعا: اختصاصات مكتب الخدمة الوطنية العسكرية:

يباشر مكتب الخدمة الوطنية العسكرية الإختصاصات التالية:

متابعة الأوضاع الوظيفية والقانونية للمكلفين والمجندين والاحتياطين بالوزارة في كل ما يتعلق في تنفيذ أحكام قانون الخدمة الوطنية العسكرية.
التنسيق والمراسلة مع رئيس هيئة الخدمة الوطنية العسكرية في كل ما يتعلق بالشئون الوظيفية للمكلفين والمجندين الاحتياطيين بناء على المادة (25) من اللائحة التنفيذية المشار إليها.
إستلام الإخطارات والبلاغات والدعوات لأداء الخدمة الوطنية العسكرية الموجهة إلى الموظفين المعنيين وتبلغيها خطيا وشخصيا للموظف المعني والتوقيع عليها، وإذا تعذر ذلك تسلم رئيسه في العمل وذلك وفقا للمواد (10،11،12،13) من اللائحة التنفيذية المشار إليها.
استلام مخاطبات هيئة الخدمة الوطنية العسكرية بشأن مدد الغياب والإنقطاع عن المذكرات العقوبات الإنضباطية ( التأديبية) ومتابعتها وترتيب الآثار القانونية لها في الجهات المختصة وفقا للمادة (96) من قانون الجيش رقم (32) لسنة 1967 والمواد (10،49) فقرة (1،55) من قانون الخدمة الوطنية العسكرية المشار إليها والمواد ( 23،24،28) من قانون الخدمة المدنية والمادتين (60،81) من نظام الخدمة المدنية.
إعلام هيئة الخدمة الوطنية العسكرية وإرسال نسخة من قرار إيفاد كل موظف مكلف أو مجند أو إحتياطي في مهمة رسمية أو دورة في الخارج وإنتهائها أو زوال سبب التأجيل وفقا للمواد (18،19،20،31) من قانون الخدمة الوطنية العسكرية والمادة (22) بند (4،5) من اللائحة التنفيذية المشار إليها.
إبلاغ كل مكلف أو احتياطي بضرورة إخطار هيئة الخدمة الوطنية العسكرية عن أي تغيير في محل إقامته وجهة عمله خلال ثلاثين يوم من تاريخ التغيير عملا بالمادة (20) من اللائحة التنفيذية المشار إليها.
العمل على تطبيق ما جاء بالمادتين (3،33) من قانون الخدمة الوطنية العسكرية بشأن المعنيين وضوابط التعيين.
إعلام الموظفين ومسئولينهم بإختصاص فرعي الاستخبارات والأمن والشرطة العسكرية من ضباط وضباط صف وأفراد وسلطة ضبط المخالفات والجرائم المرتكبة بالمخالفة لقانون الخدمة الوطنية العسكرية وذلك وفقتا للمادة (47) من قانون الخدمة الخدمة الوطنية العسكرية والمادة (7) من لائحته التنفيذية المشار إليها.