وكيل الوزارة هو المسئول الأول أمام الوزير عن تنفيذ السياسة العامة للوزارة وكافة أعمالها ، ويشرف على تنفيذ ومراقبة سير العمل بالوزارة وكل ما يتعلق بالأمور الفنية والإدارية الخاصة بالأجهزة التابعة للوزير .
ويتبع وكيل الوزارة الإدارات والوحدات التنظيمية الآتية .
- أولاً : إدارة مكتب وكيل الوزارة .
- ثانياً : المكتب الفني .
- ثالثاً : إدارة العلاقات العامة .
- رابعاً : إدارة التدقيق البيئي .
أولا : اختصاصات إدارة مكتب وكيل الوزارة :-
تتولى إدارة مكتب وكيل الوزارة متابعة ومراجعة كل ما يعرض على الوكيل من موضوعات بعد التنسيق مع المختصين بالوزارة والتأكد من سلامة تطبيق القرارات الوزارية والإدارية والتعميمات .
وتتبع إدارة مكتب وكيل الوزارة القسمين الآتيين :-
- قسم الإعداد والمتابعة .
- قسم السكرتارية والسجل .
يباشر قسم الاعداد و المتابعة الاختصاصات الآتية :-
- الاتصال بقطاعات الوزارة للحصول على معلومات والبيانات والدراسات الخاصة بأعمال الوزارة ، واستطلاع آراء المختصين بشأن المسائل المطلوب دراستها وعرضها على السيد الوكيل لاتخاذ القرار المناسب فيها .
- مراجعة مشروعات القرارات الوزارية والإدارية والتعاميم التي تعدها قطاعات وإدارات الوزارة المختلفة ومتابعة تنفيذها ، وإعداد مايطلبه الوزير ووكيل الوزارة من تلك القرارات .
- استقبال شكاوي المتعاملين مع الوزارة والمشاكل التي ترد إلى للمكتب وعرضها على وكيل الوزارة ،ومتابعة حلها بالتنسيق مع الأجهزة المختصة.
- متابعة أعمال مجلس الأمة واستيضاحات السادة النواب والوزراء ، ومراسلات الأمانة العامة لمجلس الوزارة وبلدية الكويت والمجلس البلدي والسادة المحافظين ، وذلك بالتنسيق مع المكتب الفني وإدارة مكتب الوزير.
- إعداد وصياغة مكاتبات الوزير ووكيل الوزارة ذات الأهمية الصادرة إلى الجهات الخارجية ، وكذا مكاتبات الوكيل إلى أجهزة الوزارة.
- إعداد الدراسات المتعلقة بأعمال الوزارة بالتنسيق مع الجهات المعنية .
- متابعة الإشراف على أنظمة وبرامج غرفة التحكم بالتنسيق مع الإدارات المعنية بالوزارة.
- تنفيذ كافة التعليمات الصادرة من وكيل الوزارة ومتابعتها مع جهات الاختصاص .
يباشر قسم السكرتارية والسجل الإختصاصات الآتية :-
- اتخاذ الترتيبات اللازمة لتنظيم الاجتماعات التي يرأسها وكيل الوزارة وإعداد جداول الأعمال بالموضوعات التي ستعرض في تلك الاجتماعات.
- التنسيق مع إدارة مكتب الوزير بشأن الاجتماعات التي تعقد بحضور وكيل الوزارة.
- التنسيق مع إدارة العلاقات العامة للإعداد للمؤتمرات والندوات واللقاءات الصحفية التي يعقدها وكيل الوزارة.
- تنظيم جولات وكيل الوزارة للإدارات ومواقع العمل في المشاريع التابعة للوزارة.
- تنظيم وتحديد مواعيد لقاءات ومقابلات وكيل الوزارة ، واستقبال الاتصالات الهاتفية والفاكسات.
- استلام وتسجيل وتحويل المراسلات الواردة والصادرة من وكيل الوزارة وتنظيمها للعرض عليه .
- جمع وحفظ مختلف الوثائق والقرارات الوزارية والإدارية والتعاميم والتقارير والكتب الداخلية والخارجية المرسلة من وإلى وكيل الوزارة مع العمل على توفير الوسائل الحديثة لحفظها واسترجاعها .
- طباعة وتدقيق الكتب والمذكرات الصادرة من السيد الوكيل ومدير إدارة مكتب الوكيل داخل وخارج الوزارة .
- متابعة واستكمال الأمور والمعاملات الوظيفية المتعلقة بموظفي الإدارة بالتنسيق مع الجهات المختصة بالوزارة .
- متابعة توفير احتياجات الإدارة من القرطاسية والتجهيزات المكتبية والأثاث بالتنسيق مع الجهات المختصة .
- الإشراف على أعمال صيانة الأجهزة المكتبية وأعمال النظافة .
ثانيا : اختصاصات المكتب الفنـــي :-
يباشر المكتب الفني الاختصاصات الآتية :-
- التنسيق مع قطاعات وإدارات الوزارة المختلفة لإعداد الردود على الأسئلة والاقتراحات والاستجوابات المطروحة من السادة أعضاء مجلس الأمة، وما يطلبه مجلس الوزراء ،والمجلس البلدي، وبلدية الكويت ، والمحافظون.
- الاشتراك في لجان الاستلام الابتدائي والنهائي لمشاريع الوزارة.
- القيام بالدراسات الفنية المختلفة المطلوبة من قبل السيد / وكيل الوزارة .
- مراجعة مستندات الأوامر التغيرية وأوامر التمديد على العقود والاتفاقيات الاستشارية
التي ترد من الجهات المعنية قبل اعتمادها من السيد / وكيل الوزارة .
- التنسيق بين أعمال الإدارات المختلفة بالوزارة.
- دراسة وتقييم المقترحات والآراء المتعلقة بتطوير أساليب العمل بالتنسيق مع الجهات المعنية.
ثالثا : اختصاصات إدارة العلاقات العامة :-
تتولى إدارة العلاقات العامة العمل على تغطية أنشطة الوزارة من الناحية الإعلامية ، كما تقوم بتوعية المواطنين والمقيمين بأهمية الحفاظ على المرافق العامة للدولة ، ومتابعة ما ينشر أو يذاع بالتنسيق مع الجهات المختصة داخل الوزارة وخارجها .
وتتبع إدارة العلاقات العامة الوحدات التنظيمية الآتية :-
- قسم العلاقات العامة .
- قسم الإعلام والمتابعة .
- قسم الخدمات المساندة .
- مكتب خدمة المواطن .
يباشر قسم العلاقات العامة الإختصاصات الآتية :-
- التنسيق مع إدارة الخدمات الإدارية لتسهيل عملية استقبال وتوجية مراجعي الوزارة وتزويدهم بالمعلومات المطلوبة وإرشادهم إلى الجهات المختصة .
- التنسيق مع الجهات المختصة داخل وخارج الوزارة لتنظيم وإعداد الاجتماعات والمؤتمرات ومتابعة جولات الوزير والوكيل .
- اتخاذ الإجراءات والترتيبات اللازمة للمشاركة في المعارض والمحافل المحلية والخارجية التي تدخل ضمن اهتمامات الوزارة .
- استقبال وفود وضيوف الوزارة والتنسيق مع الجهات المعنية وتأمين إقامتهم وتنقلاتهم وإعداد برامج زياراتهم ومقابلاتهم بالتعاون مع الجهات المختصة .
- توفير المعلومات المطلوبة عن الجهات الخارجية التي ترتبط بها الوزارة بشكل مباشر ( عناوين –أرقام هواتف –أسماء المسؤلين ) .
- مرافقة الوزير والوكيل والوفود الرسمية داخل وخارج البلاد ، وإجراء الاتصالات اللازمة لتسهيل مهمة سفرهم في المهمات الرسمية .
- الاشتراك في المسابقات والمحافل الرياضية المختلفة .
- إقانة الدورات الرياضية والمحاضرات الثقافية والاجتماعية لموظفي الوزارة بالتعاون مع المؤسسات والهيئات المختلفة .
- تنظيم رحلات ترويحية لموظفي الوزارة مع تقديم هدايا تذكارية للموظفين الذين انتهت خدماتهم .
- إعداد وتنظيم حفل الموظف المثالي .
يباشر قسم الإعلام والمتابعة الاختصاصات الآتية :-
- تغطية استقبالات واجتماعات وجولات الوزير والوكيل وكبار مسئولي الوزارة إعلامياً.
- التنسيق مع جهات الاختصاص بالوزارة لعقد اللقاءات والمؤتمرات الصحفية والإذاعية والمرئية .
- تغطية أنشطة الوزارة إعلامياً وتوفير المعلومات والنشرات والكتيبات والإعلانات والبيانات المتعلقة بطبيعة عمل الوزارة ، وذلك بالتنسيق مع جهات الاختصاص .
- إعداد برامج التوعية للمواطنين والمقيمين لإعلامهم بدور الوزارة وأهمية الحفاظ على المرافق العامة للدولة .
- متابعة ما ينشر أو يذاع عن الوزارة عبر وسائل الإعلام المختلفة وتزويد مسئولي الوزارة بما ينشر ضمن نشرة يومية تعد لهذا الغرض .
- متابعة ردود الإدارات بشأن الشكاوى والاستفسارات الواردة للوزارة .
- الإشراف على اشتراكات الوزارة في الصحف المحلية والأجنبية وتقدير احتياجات الوزارة منها .
- إعداد تقرير شهري بما ورد عبر وسائل الإعلام وما تم اتخاذه من إجراءات وحلول من قبل الوزارة بشأنها .
- التنسيق مع الإدارات المعنية للحصول على التقرير والإحصائيات المختلفة عن مراحل تنفيذ المشاريع وتزويد وسائل الإعلام بها .
- إعداد كتاب الوزارة السنوي الذي يشمل جميع إنجازات الوزارة مدعما بالصور والإحصائيات .
- إنشاء معرض دائم بالوزارة يضم أهم منجزات الوزارة منذ إنشائها مدعما بالصور الفوتوغرافية والمجسمات والكتيبات .
- مرافقة فرق صيانة الوزارة لمتابعة ما تم اتخاذه بشأن الشكاوى وتغطية ذلك إعلامياً .
يباشر قسم الخدمات المساندة الاختصاصات الآتية :-
- إستلام المراسلات الخاصة بالإدارة وتسجيلها وتحويلها إلى الأقسام المختصة .
- تنظيم وحفظ المراسلات والوثائق المتعلقة بعمل الإدارة .
- إنجاز وتدقيق جميع أعمال الطباعة .
- متابعة استكمال الأمور والمعاملات الوظيفية الإدارة بالتنسيق مع الجهات المختصة بالوزارة .
- متابعة استكمال الأمور والمعاملات الوظيفية المتعلقة بموظفي الإدارة بالتنسيق مع الجهات المعنية .
- إعداد الردود والمذكرات والرسائل فيما يتعلق بالأعمال الموكلة للإدارة .
- المساهمة في إعداد دليل خدمات الوزارة .
- بناء وتحديث قاعدة المعلومات الإعلامية والخدماتية للوزارة .
يباشر مكتب خدمة المواطن الإختصاصات الآتية :-
- إستقبال المراجعين واستلام معاملاتهم والرد على استفساراتهم .
- تسهيل إنجاز معاملات المواطنين .
- تلقي اقتراحات الجمهور والشكاوي المقدمة منهم أو من أي جهة أخرى واتخاذ اللازم بشأنها وعرضها ومتابعتها مع جهات الاختصاص بالوزارة .
- تسهيل معاملات أسر الشهداء والأسرى والمفقودين .
- إعداد تقرير شهري عن حجم وطبيعة الشكاوي الواردة للمكتب .
اختصاصات إدارة التدقيق البيئي :-
- وضع الخطط وتحديد الآليات لمعالجة الأثار السلبية على البيئة خلال حالات الطوارئ ومتابعة تنفيذها حسب اختصاص الوزارة.
- التنسيق مع ضباط الاتصال لتبادل البيانات الخاصة بالرقابة البيئية وذلك بالتنسيق مع الإدارات المعنية في الهيئة العامة للبيئة.
- دراسة ومراجعة التقارير الواردة من الهيئة العامة للبيئة أو الإدارات والقطاعات المختلفة بالوزارة وإعداد الردود للإجراءات التي تم اتخاذها.
- تحديد المصادر المحتملة للتلوث ومتطلباته للالتزام بالمعايير البيئية ورفع التقارير اللازمة ليتم الحد من الأنشطة السلبية على البيئة.
- التأكد من التزام الوزارة بإجراء دراسات تقييم المردود البيئي اللازمة لكافة مرافقها حسب اللوائح التنفيذية لقانون حماية البيئة.
- التأكد من تطبيق الاشتراطات البيئية للمنشآت التابعة للوزارة بما يتوافق مع اللوائح التنفيذية لقانون حماية البيئة.
- القيام بالبرامج التوعوية في الوزارة وذلك لزيادة الوعي البيئي لدى العاملين وذلك بالتنسيق مع الإدارات المعنية بالوزارة.
- الالتزام بالإجراءات والمعايير والاشتراطات البيئية لدى الوزارة والتقيد بقانون حماية البيئة رقم (42) لسنة 2014 ولوائحه التنفيذية.
