وكيل الوزارة

اختصاصات الوحدات التنظيمية التابعة لوكيل الوزارة

وكيل الوزارة هو المسئول الأول أمام الوزير عن تنفيذ السياسة العامة للوزارة وكافة أعمالها ، ويشرف على تنفيذ ومراقبة سير العمل بالوزارة وكل ما يتعلق بالأمور الفنية والإدارية الخاصة بالأجهزة التابعة للوزير .
ويتبع وكيل الوزارة الإدارات والوحدات التنظيمية الآتية .
  • أولاً : إدارة مكتب وكيل الوزارة .
  • ثانياً : المكتب الفني .
  • ثالثاً : إدارة العلاقات العامة .
  • رابعاً : إدارة التدقيق البيئي .

أولا : اختصاصات إدارة مكتب وكيل الوزارة :-

تتولى إدارة مكتب وكيل الوزارة متابعة ومراجعة كل ما يعرض على الوكيل من موضوعات بعد التنسيق مع المختصين بالوزارة والتأكد من سلامة تطبيق القرارات الوزارية والإدارية والتعميمات .
وتتبع إدارة مكتب وكيل الوزارة القسمين الآتيين :-
  • قسم الإعداد والمتابعة .
  • قسم السكرتارية والسجل .

يباشر قسم الاعداد و المتابعة الاختصاصات الآتية :-

  • الاتصال بقطاعات الوزارة للحصول على معلومات والبيانات والدراسات الخاصة بأعمال الوزارة ، واستطلاع آراء المختصين بشأن المسائل المطلوب دراستها وعرضها على السيد الوكيل لاتخاذ القرار المناسب فيها .
  • مراجعة مشروعات القرارات الوزارية والإدارية والتعاميم التي تعدها قطاعات وإدارات الوزارة المختلفة ومتابعة تنفيذها ، وإعداد مايطلبه الوزير ووكيل الوزارة من تلك القرارات .
  • استقبال شكاوي المتعاملين مع الوزارة والمشاكل التي ترد إلى للمكتب وعرضها على وكيل الوزارة ،ومتابعة حلها بالتنسيق مع الأجهزة المختصة.
  • متابعة أعمال مجلس الأمة واستيضاحات السادة النواب والوزراء ، ومراسلات الأمانة العامة لمجلس الوزارة وبلدية الكويت والمجلس البلدي والسادة المحافظين ، وذلك بالتنسيق مع المكتب الفني وإدارة مكتب الوزير.
  • إعداد وصياغة مكاتبات الوزير ووكيل الوزارة ذات الأهمية الصادرة إلى الجهات الخارجية ، وكذا مكاتبات الوكيل إلى أجهزة الوزارة.
  • إعداد الدراسات المتعلقة بأعمال الوزارة بالتنسيق مع الجهات المعنية .
  • متابعة الإشراف على أنظمة وبرامج غرفة التحكم بالتنسيق مع الإدارات المعنية بالوزارة.
  • تنفيذ كافة التعليمات الصادرة من وكيل الوزارة ومتابعتها مع جهات الاختصاص .

يباشر قسم السكرتارية والسجل الإختصاصات الآتية :-

  • اتخاذ الترتيبات اللازمة لتنظيم الاجتماعات التي يرأسها وكيل الوزارة وإعداد جداول الأعمال بالموضوعات التي ستعرض في تلك الاجتماعات.
  • التنسيق مع إدارة مكتب الوزير بشأن الاجتماعات التي تعقد بحضور وكيل الوزارة.
  • التنسيق مع إدارة العلاقات العامة للإعداد للمؤتمرات والندوات واللقاءات الصحفية التي يعقدها وكيل الوزارة.
  • تنظيم جولات وكيل الوزارة للإدارات ومواقع العمل في المشاريع التابعة للوزارة.
  • تنظيم وتحديد مواعيد لقاءات ومقابلات وكيل الوزارة ، واستقبال الاتصالات الهاتفية والفاكسات.
  • استلام وتسجيل وتحويل المراسلات الواردة والصادرة من وكيل الوزارة وتنظيمها للعرض عليه .
  • جمع وحفظ مختلف الوثائق والقرارات الوزارية والإدارية والتعاميم والتقارير والكتب الداخلية والخارجية المرسلة من وإلى وكيل الوزارة مع العمل على توفير الوسائل الحديثة لحفظها واسترجاعها .
  • طباعة وتدقيق الكتب والمذكرات الصادرة من السيد الوكيل ومدير إدارة مكتب الوكيل داخل وخارج الوزارة .
  • متابعة واستكمال الأمور والمعاملات الوظيفية المتعلقة بموظفي الإدارة بالتنسيق مع الجهات المختصة بالوزارة .
  • متابعة توفير احتياجات الإدارة من القرطاسية والتجهيزات المكتبية والأثاث بالتنسيق مع الجهات المختصة .
  • الإشراف على أعمال صيانة الأجهزة المكتبية وأعمال النظافة .


ثانيا : اختصاصات المكتب الفنـــي :-
يباشر المكتب الفني الاختصاصات الآتية :-

  • التنسيق مع قطاعات وإدارات الوزارة المختلفة لإعداد الردود على الأسئلة والاقتراحات والاستجوابات المطروحة من السادة أعضاء مجلس الأمة، وما يطلبه مجلس الوزراء ،والمجلس البلدي، وبلدية الكويت ، والمحافظون.
  • الاشتراك في لجان الاستلام الابتدائي والنهائي لمشاريع الوزارة.
  • القيام بالدراسات الفنية المختلفة المطلوبة من قبل السيد / وكيل الوزارة .
  • مراجعة مستندات الأوامر التغيرية وأوامر التمديد على العقود والاتفاقيات الاستشارية
  • التي ترد من الجهات المعنية قبل اعتمادها من السيد / وكيل الوزارة .
  • التنسيق بين أعمال الإدارات المختلفة بالوزارة.
  • دراسة وتقييم المقترحات والآراء المتعلقة بتطوير أساليب العمل بالتنسيق مع الجهات المعنية.


ثالثا : اختصاصات إدارة العلاقات العامة :-

تتولى إدارة العلاقات العامة العمل على تغطية أنشطة الوزارة من الناحية الإعلامية ، كما تقوم بتوعية المواطنين والمقيمين بأهمية الحفاظ على المرافق العامة للدولة ، ومتابعة ما ينشر أو يذاع بالتنسيق مع الجهات المختصة داخل الوزارة وخارجها .
وتتبع إدارة العلاقات العامة الوحدات التنظيمية الآتية :-
  • قسم العلاقات العامة .
  • قسم الإعلام والمتابعة .
  • قسم الخدمات المساندة .
  • مكتب خدمة المواطن .

يباشر قسم العلاقات العامة الإختصاصات الآتية :-

  • التنسيق مع إدارة الخدمات الإدارية لتسهيل عملية استقبال وتوجية مراجعي الوزارة وتزويدهم بالمعلومات المطلوبة وإرشادهم إلى الجهات المختصة .
  • التنسيق مع الجهات المختصة داخل وخارج الوزارة لتنظيم وإعداد الاجتماعات والمؤتمرات ومتابعة جولات الوزير والوكيل .
  • اتخاذ الإجراءات والترتيبات اللازمة للمشاركة في المعارض والمحافل المحلية والخارجية التي تدخل ضمن اهتمامات الوزارة .
  • استقبال وفود وضيوف الوزارة والتنسيق مع الجهات المعنية وتأمين إقامتهم وتنقلاتهم وإعداد برامج زياراتهم ومقابلاتهم بالتعاون مع الجهات المختصة .
  • توفير المعلومات المطلوبة عن الجهات الخارجية التي ترتبط بها الوزارة بشكل مباشر ( عناوين –أرقام هواتف –أسماء المسؤلين ) .
  • مرافقة الوزير والوكيل والوفود الرسمية داخل وخارج البلاد ، وإجراء الاتصالات اللازمة لتسهيل مهمة سفرهم في المهمات الرسمية .
  • الاشتراك في المسابقات والمحافل الرياضية المختلفة .
  • إقانة الدورات الرياضية والمحاضرات الثقافية والاجتماعية لموظفي الوزارة بالتعاون مع المؤسسات والهيئات المختلفة .
  • تنظيم رحلات ترويحية لموظفي الوزارة مع تقديم هدايا تذكارية للموظفين الذين انتهت خدماتهم .
  • إعداد وتنظيم حفل الموظف المثالي .
  

يباشر قسم الإعلام والمتابعة الاختصاصات الآتية :-

  • تغطية استقبالات واجتماعات وجولات الوزير والوكيل وكبار مسئولي الوزارة إعلامياً.
  • التنسيق مع جهات الاختصاص بالوزارة لعقد اللقاءات والمؤتمرات الصحفية والإذاعية والمرئية .
  • تغطية أنشطة الوزارة إعلامياً وتوفير المعلومات والنشرات والكتيبات والإعلانات والبيانات المتعلقة بطبيعة عمل الوزارة ، وذلك بالتنسيق مع جهات الاختصاص .
  • إعداد برامج التوعية للمواطنين والمقيمين لإعلامهم بدور الوزارة وأهمية الحفاظ على المرافق العامة للدولة .
  • متابعة ما ينشر أو يذاع عن الوزارة عبر وسائل الإعلام المختلفة وتزويد مسئولي الوزارة بما ينشر ضمن نشرة يومية تعد لهذا الغرض .
  • متابعة ردود الإدارات بشأن الشكاوى والاستفسارات الواردة للوزارة .
  • الإشراف على اشتراكات الوزارة في الصحف المحلية والأجنبية وتقدير احتياجات الوزارة منها .
  • إعداد تقرير شهري بما ورد عبر وسائل الإعلام وما تم اتخاذه من إجراءات وحلول من قبل الوزارة بشأنها .
  • التنسيق مع الإدارات المعنية للحصول على التقرير والإحصائيات المختلفة عن مراحل تنفيذ المشاريع وتزويد وسائل الإعلام بها .
  • إعداد كتاب الوزارة السنوي الذي يشمل جميع إنجازات الوزارة مدعما بالصور والإحصائيات .
  • إنشاء معرض دائم بالوزارة يضم أهم منجزات الوزارة منذ إنشائها مدعما بالصور الفوتوغرافية والمجسمات والكتيبات .
  • مرافقة فرق صيانة الوزارة لمتابعة ما تم اتخاذه بشأن الشكاوى وتغطية ذلك إعلامياً .
  

يباشر قسم الخدمات المساندة الاختصاصات الآتية :-

  • إستلام المراسلات الخاصة بالإدارة وتسجيلها وتحويلها إلى الأقسام المختصة .
  • تنظيم وحفظ المراسلات والوثائق المتعلقة بعمل الإدارة .
  • إنجاز وتدقيق جميع أعمال الطباعة .
  • متابعة استكمال الأمور والمعاملات الوظيفية الإدارة بالتنسيق مع الجهات المختصة بالوزارة .
  • متابعة استكمال الأمور والمعاملات الوظيفية المتعلقة بموظفي الإدارة بالتنسيق مع الجهات المعنية .
  • إعداد الردود والمذكرات والرسائل فيما يتعلق بالأعمال الموكلة للإدارة .
  • المساهمة في إعداد دليل خدمات الوزارة .
  • بناء وتحديث قاعدة المعلومات الإعلامية والخدماتية للوزارة .

يباشر مكتب خدمة المواطن الإختصاصات الآتية :-

  • إستقبال المراجعين واستلام معاملاتهم والرد على استفساراتهم .
  • تسهيل إنجاز معاملات المواطنين .
  • تلقي اقتراحات الجمهور والشكاوي المقدمة منهم أو من أي جهة أخرى واتخاذ اللازم بشأنها وعرضها ومتابعتها مع جهات الاختصاص بالوزارة .
  • تسهيل معاملات أسر الشهداء والأسرى والمفقودين .
  • إعداد تقرير شهري عن حجم وطبيعة الشكاوي الواردة للمكتب .

اختصاصات إدارة التدقيق البيئي :-

  • وضع الخطط وتحديد الآليات لمعالجة الأثار السلبية على البيئة خلال حالات الطوارئ ومتابعة تنفيذها حسب اختصاص الوزارة.
  • التنسيق مع ضباط الاتصال لتبادل البيانات الخاصة بالرقابة البيئية وذلك بالتنسيق مع الإدارات المعنية في الهيئة العامة للبيئة.
  • دراسة ومراجعة التقارير الواردة من الهيئة العامة للبيئة أو الإدارات والقطاعات المختلفة بالوزارة وإعداد الردود للإجراءات التي تم اتخاذها.
  • تحديد المصادر المحتملة للتلوث ومتطلباته للالتزام بالمعايير البيئية ورفع التقارير اللازمة ليتم الحد من الأنشطة السلبية على البيئة.
  • التأكد من التزام الوزارة بإجراء دراسات تقييم المردود البيئي اللازمة لكافة مرافقها حسب اللوائح التنفيذية لقانون حماية البيئة.
  • التأكد من تطبيق الاشتراطات البيئية للمنشآت التابعة للوزارة بما يتوافق مع اللوائح التنفيذية لقانون حماية البيئة.
  • القيام بالبرامج التوعوية في الوزارة وذلك لزيادة الوعي البيئي لدى العاملين وذلك بالتنسيق مع الإدارات المعنية بالوزارة.
  • الالتزام بالإجراءات والمعايير والاشتراطات البيئية لدى الوزارة والتقيد بقانون حماية البيئة رقم (42) لسنة 2014 ولوائحه التنفيذية.