اختصاصات الوحدات التنظيمية التابعة لوكيل الوزارة

وكيل الوزارة هو المسئول الأول أمام الوزير عن تنفيذ السياسة العامة للوزارة وكافة أعمالها ، ويشرف على تنفيذ ومراقبة سير العمل بالوزارة وكل ما يتعلق بالأمور الفنية والإدارية الخاصة بالأجهزة التابعة للوزير .

ويتبع وكيل الوزارة الإدارات والوحدات التنظيمية الآتية .
• أولاً : إدارة مكتب وكيل الوزارة
• ثانياً : المكتب الفني .
• ثالثاً : إدارة العلاقات العامة .

أولا : اختصاصات إدارة مكتب وكيل الوزارة

تتولى إدارة مكتب وكيل الوزارة متابعة ومراجعة كل ما يعرض على الوكيل من موضوعات بعد التنسيق مع المختصين بالوزارة والتأكد من سلامة تطبيق القرارات الوزارية والإدارية والتعميمات .

1- قسم الإعداد والمتابعة .
2- قسم السكرتارية والسجل .

يباشر قسم الإعداد والمتابعة الاختصاصات الآتية :

1- الاتصال بقطاعات وإدارات الوزارة للحصول على المعلومات والبيانات والدراسات الخاصة بأعمال الوزارة ، واستطلاع آراء المختصين بشأن المسائل المطلوب دراستها وعرضها على السيد الوكيل لإتخاذ القرار المناسب فيها .
2- مراجعة مشروعات القرارات الوزارية والإدارية والتعميمات التي تعدها قطاعات وإدارات الوزارة المختلفة ومتابعة تنفيذها ، وإعداد ما يطلبة الوزير ووكيل الوزارة من تلك القرارات .
3- استقبال شكاوي المتعاملين مع الوزارة والمشاكل التي ترد للمكتب وعرضها على وكيل الوزارة ، ومتابعة حلها بالتنسيق مع الأجهزة المختصة .
4- متابعة أعمال مجلس الأمه واستيضاحات الساده النواب والوزراء ، ومراسلات الأمانة العامه لمجلس الوزراء وبلدية الكويت والمجلس البلدي والساده المحافظين ، وذلك بالتنسيق مع المكتب الفني وإدارة مكتب الوزير .
5- إعداد وصياغة مكاتبات الوزير ووكيل الوزارة ذات الأهمية الصادرة إلى الجهات الخارجية ، وكذا مكاتبات الوكيل إلى أجهزة الوزارة .
6- إعداد الدراسات المتعلقة بأعمال الوزارة بالتنسيق مع الجهات المعنية .
7- متابعة الإشراف على أنظمة وبرامج غرفة التحكم بالتنسيق مع الإدارات المعنية بالوزارة .
8- تنفيذ كافة التعليمات الصادرة من وكيل الوزارة ومتابعتها مع جهات الإختصاص .

يباشر قسم السكرتارية والسجل الإختصاصات الآتية :

1- اتخاذ الترتيبات اللازمة لتنظيم الاجتماعات التي يرأسها وكيل الوزارة وإعداد جداول الأعمال بالموضوعات التي ستعرض في تلك الاجتماعات .
2- التنسيق مع إدارة مكتب الوزير بشأن الاجتماعات التي تعقد بحضور وكيل الوزارة .
3- التنسيق مع إدارة العلاقات العامه للإعداد للمؤتمرات والندوات واللقاءات الصحفية التي يعقدها وكيل الوزارة .
4- تنظيم جولات وكيل الوزارة للإدارات ومواقع العمل في المشاريع التابعة للوزارة .
5- تنظيم وتحديد مواعيد لقاءات ومقابلات وكيل الوزارة ، واستقبال الاتصالات الهاتفية والفاكسات .
6- إستلام وتسجيل وتحويل المراسلات الواردة والصادرة من وكيل الوزارة وتنظيمها للعرض عليه .
7- جمع وحفظ مختلف الوثائق والقرارات الوزارية والإدارية والتعاميم والتقارير والكتب الداخلية والخارجية المرسلة من وإلى وكيل الوزارة مع العمل على توفير الوسائل الحديثة لحفظها واسترجاعها .
8- طباعة وتدقيق الكتب والمذكرات الصادرة من إدارة مكتب الوكيل داخل وخارج الوزارة.
9- متابعة واستكمال الأمور والمعاملات الوظيفية المتعلقة بموظفي الإدارة بالتنسيق مع الجهات المختصة بالوزارة .
10- متابعة توفير احتياجات الإدارة من القرطاسية والتجهيزات المكتبية والأثاث بالتنسيق مع الجهات المختصة .
11-الإشراف على أعمال صيانة الأجهزة المكتبية وأعمال النظافة .

ثانيا : اختصاصات المكتب الفنـــي

يباشر المكتب الفني الاختصاصات الآتية :

1- إعداد وصياغة مخاطبات معالي الوزير والسيد / وكيل الوزارة إلى جميع الجهات.
2- متابعة اعمال لجان وإجتماعات السيد /وكيل الوزارة وصياغة محاضر الإجتماعات ومتابعة تنفيذها مع الجهات المختلفة بالوزارة وخارجها .
3-القيام بالدراسات الفنية المختلفة المطلوبة من قبل السيد/ وكيل الوزارة .
4-مراجعة مستندات الأوامر التغييرية واوامر التمديد على العقود والاتفاقيات الاستشارية التي ترد من الجهات المعنية قبل اعتمادها من السيد / وكيل الوزارة .
5- دراسة وتقييم المقترحات والآراء المتلعقة بتطوير أساليب العمل بالتنسيق مع قطاعات الوزارة المختلفة وعرضها على السيد / وكيل الوزارة .
6- المشاركة في جولات السيد وكيل الوزارة لتفقد المشاريع التابعة للوزارة .
7- دراسة وتقييم التقارير الشهرية الخاصة بمشاريع واتفاقيات الوزارة .
8- تنفيذ كافة التعليمات الصادرة من السيد/ وكيل الوزارة ومتابعتها.

ثالثا : اختصاصات إدارة العلاقات العامة

تتولى إدارة العلاقات العامة العمل على تغطية أنشطة الوزارة من الناحية الإعلامية ، كما تقوم بتوعية المواطنين والمقيمين بأهمية الحفاظ على المرافق العامة للدولة ، ومتابعة ما ينشر أو يذاع بالتنسيق مع الجهات المختصة داخل الوزارة وخارجها .

1- قسم العلاقات العامة .
2- قسم الإعلام والمتابعة .
3- قسم الخدمات المساندة .
4- مكتب خدمة المواطن .

يباشر قسم العلاقات العامة الإختصاصات الآتية :

1- التنسيق مع إدارة الخدمات الإدارية لتسهيل عملية استقبال وتوجية مراجعي الوزارة وتزويدهم بالمعلومات المطلوبة وإرشادهم إلى الجهات المختصة .
2- التنسيق مع الجهات المختصة داخل وخارج الوزارة لتنظيم وإعداد الاجتماعات والمؤتمرات ومتابعة جولات الوزير والوكيل .
3- اتخاذ الإجراءات والترتيبات اللازمة للمشاركة في المعارض والمحافل المحلية والخارجية التي تدخل ضمن اهتمامات الوزارة .
4- استقبال وفود وضيوف الوزارة والتنسيق مع الجهات المعنية وتأمين إقامتهم وتنقلاتهم وإعداد برامج زياراتهم ومقابلاتهم بالتعاون مع الجهات المختصة .
5- توفير المعلومات المطلوبة عن الجهات الخارجية التي ترتبط بها الوزارة بشكل مباشر ( عناوين –أرقام هواتف –أسماء المسؤلين ) .
6- مرافقة الوزير والوكيل والوفود الرسمية داخل وخارج البلاد ، وإجراء الاتصالات اللازمة لتسهيل مهمة سفرهم في المهمات الرسمية .
7- الاشتراك في المسابقات والمحافل الرياضية المختلفة .
8- إقانة الدورات الرياضية والمحاضرات الثقافية والاجتماعية لموظفي الوزارة بالتعاون مع المؤسسات والهيئات المختلفة .
9- تنظيم رحلات ترويحية لموظفي الوزارة مع تقديم هدايا تذكارية للموظفين الذين انتهت خدماتهم .
10-إعداد وتنظيم حفل الموظف المثالي .

يباشر قسم الإعلام والمتابعة الاختصاصات الآتية :

1- تغطية استقبالات واجتماعات وجولات الوزير والوكيل وكبار مسئولي الوزارة إعلامياً.
2- التنسيق مع جهات الاختصاص بالوزارة لعقد اللقاءات والمؤتمرات الصحفية والإذاعية والمرئية .
3- تغطية أنشطة الوزارة إعلامياً وتوفير المعلومات والنشرات والكتيبات والإعلانات والبيانات المتعلقة بطبيعة عمل الوزارة ، وذلك بالتنسيق مع جهات الاختصاص .
4- إعداد برامج التوعية للمواطنين والمقيمين لإعلامهم بدور الوزارة وأهمية الحفاظ على المرافق العامة للدولة .
5- متابعة ما ينشر أو يذاع عن الوزارة عبر وسائل الإعلام المختلفة وتزويد مسئولي الوزارة بما ينشر ضمن نشرة يومية تعد لهذا الغرض .
6- متابعة ردود الإدارات بشأن الشكاوى والاستفسارات الواردة للوزارة .
7- الإشراف على اشتراكات الوزارة في الصحف المحلية والأجنبية وتقدير احتياجات الوزارة منها .
8- إعداد تقرير شهري بما ورد عبر وسائل الإعلام وما تم اتخاذه من إجراءات وحلول من قبل الوزارة بشأنها .
9- التنسيق مع الإدارات المعنية للحصول على التقرير والإحصائيات المختلفة عن مراحل تنفيذ المشاريع وتزويد وسائل الإعلام بها .
10- إعداد كتاب الوزارة السنوي الذي يشمل جميع إنجازات الوزارة مدعما بالصور والإحصائيات .
11- إنشاء معرض دائم بالوزارة يضم أهم منجزات الوزارة منذ إنشائها مدعما بالصور الفوتوغرافية والمجسمات والكتيبات .
12- مرافقة فرق صيانة الوزارة لمتابعة ما تم اتخاذه بشأن الشكاوى وتغطية ذلك إعلامياً .

يباشر قسم الخدمات المساندة الاختصاصات الآتية :

1- إستلام المراسلات الخاصة بالإدارة وتسجيلها وتحويلها إلى الأقسام المختصة .
2- تنظيم وحفظ المراسلات والوثائق المتعلقة بعمل الإدارة .
3- إنجاز وتدقيق جميع أعمال الطباعة .
4- متابعة استكمال الأمور والمعاملات الوظيفية الإدارة بالتنسيق مع الجهات المختصة بالوزارة .
5- متابعة استكمال الأمور والمعاملات الوظيفية المتعلقة بموظفي الإدارة بالتنسيق مع الجهات المعنية .
6- إعداد الردود والمذكرات والرسائل فيما يتعلق بالأعمال الموكلة للإدارة .
7- المساهمة في إعداد دليل خدمات الوزارة .
8- بناء وتحديث قاعدة المعلومات الإعلامية والخدماتية للوزارة .

يباشر مكتب خدمة المواطن الإختصاصات الآتية :

1- إستقبال المراجعين واستلام معاملاتهم والرد على استفساراتهم .
2- تسهيل إنجاز معاملات المواطنين .
3- تلقي اقتراحات الجمهور والشكاوي المقدمة منهم أو من أي جهة أخرى واتخاذ اللازم بشأنها وعرضها ومتابعتها مع جهات الاختصاص بالوزارة .
4- تسهيل معاملات أسر الشهداء والأسرى والمفقودين .
5- إعداد تقرير شهري عن حجم وطبيعة الشكاوي الواردة للمكتب .